Prenumerata czasopism na 2018 r. opłacona w 2017 r.

Na początku każdego roku wykupujemy prenumeratę fachowych czasopism w formie papierowej, które są wykorzystywane przez pracowników przy wykonywaniu bieżących obowiązków służbowych. Jednak w tym roku prenumeratę na 2018 r. opłaciliśmy już w 2017 r. Koszty którego roku powinna obciążyć taka prenumerata?

Koszty zakupu prenumeraty czasopism ujmuje się w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującymi w rachunkowości zasadami - memoriału, współmierności i istotności. Koszty te powinny zostać wykazane w księgach okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, bez względu na termin ich zapłaty. Dlatego, jeśli prenumerata dotyczy 2018 r., powinna obciążać koszty tego właśnie roku (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Istotą prenumeraty jest dokonanie przedpłaty w celu uzyskania w oznaczonym okresie dostępu do czasopism w formie papierowej lub elektronicznej (on-line). Ponosi się zatem, zazwyczaj jednorazowo, koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych.

W przypadku gdy koszty prenumeraty czasopism na 2018 r. zostały poniesione jeszcze w 2017 r., wskazane jest odnieść je w ciężar kosztów bilansowych 2018 r. poprzez konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

W świetle art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń, a czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Zasadniczo okres rozliczania kosztów prenumeraty czasopism powinien pokrywać się z okresem, na jaki wykupiono prenumeratę. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów prenumeraty następują wówczas w równych ratach, stosownie do upływu okresu korzystania z tej prenumeraty (tutaj: przez rok). W tym celu kwotę z faktury dzieli się na ilość miesięcy, na jaką wykupiono prenumeratę i taką kwotę odpisuje się co miesiąc w koszty. Jeśli jednak koszty te nie są z punktu widzenia jednostki istotne, jednostka może zastosować uproszczenie polegające na jednorazowym ich odpisaniu w koszty w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty (styczeń 2018 r.), bez rozliczania w czasie. Zgodnie bowiem z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wymóg rzetelnej i jasnej prezentacji sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego.

W jednostkach prowadzących ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4 lub jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, koszty zakwalifikowane do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych są wstępnie ujmowane - na podstawie dokumentów źródłowych - na koncie kosztów rodzajowych w pełnej kwocie. Może się to odbyć zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub 21 "Rozrachunki z dostawcami".

W przypadku prenumeraty czasopism w formie papierowej właściwym kontem kosztowym będzie konto kosztów rodzajowych 40 (w analityce: Zużycie materiałów i energii), zaś prenumeraty w formie elektronicznej - konto 40 (w analityce: Usługi obce).

Następnie część dotyczącą przyszłych okresów sprawozdawczych (podlegającą aktywowaniu) przenosi się w ciężar czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, zapisem:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Odpis tych kosztów w części przypadającej na dany okres odbywać się będzie zapisem:

1) w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

2) w przypadku ewidencji na kontach zespołu 4 i 5

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jednostki mogą stosować także inny sposób ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Koszty przewidziane do rozliczenia w czasie można bowiem ujmować bezpośrednio z dokumentów źródłowych na koncie 64-0, czyli z pominięciem kont 40 i 49, np. zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 30. Następnie część czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczącą bieżącego okresu zalicza się w koszty działalności operacyjnej zapisem:

1) w jednostce stosującej wyłącznie konta zespołu 4: Wn konto 40, Ma konto 64-0,

2) w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5: Wn konto 40, Ma konto 64-0 oraz księgowanie równoległe: Wn konto 55, Ma konto 49.

Należy zaznaczyć, że w jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w wersji porównawczej i stosujących uproszczony sposób ewidencji księgowej czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, salda konta 64-0 nie uwzględnia się przy ustalaniu zmiany stanu produktów.

Przykład Założenia W listopadzie 2017 r. jednostka opłaciła prenumeratę czasopism specjalistycznych w formie papierowej na okres od stycznia do grudnia 2018 r., co potwierdzone zostało fakturą wystawioną w tym samym miesiącu na kwotę brutto 2.460 zł (w tym VAT naliczony 460 zł).    Koszty prenumeraty jednostka będzie rozliczać w czasie rozpoczynając od stycznia 2018 r., w równych ratach miesięcznych 166,67 zł, tj. 2.000 zł : 12 m-cy.   Ewidencję kosztów działalności operacyjnej jednostka prowadzi wyłącznie na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma Zapisy w księgach 2017 r. 1. WB - opłacenie prenumeraty za 2018 r.: 2.460,00 zł 21 13-0 2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty na 2018 r.:    a) wartość brutto 2.460,00 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 460,00 zł 22-2 30    c) wartość prenumeraty w cenie zakupu 2.000,00 zł 40 30 3. PK - przeksięgowanie kosztów prenumeraty do rozliczenia w czasie 2.000,00 zł 64-0 49 Zapisy w księgach 2018 r. 1. PK - miesięczny odpis prenumeraty za styczeń 2018 r. 166,67 zł 49 64-0 Księgowania w listopadzie 2017 r. Księgowania w styczniu 2018 r.