Rozliczenie i udokumentowanie różnic inwentaryzacyjnych

Jesteśmy spółką powstałą we wrześniu 2017 r. Przeprowadziliśmy inwentaryzację na dzień 31 grudnia 2017 r. Na czym polega rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych oraz w księgach którego roku należy tego dokonać?

Rozliczenie stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych jest ostatnim etapem inwentaryzacji. W ramach tego etapu dokonuje się ustalenia, wyceny, wyjaśnienia i zaksięgowania skutków inwentaryzacji. Różnicami inwentaryzacyjnymi są wszelkie rozbieżności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym, stwierdzone w toku inwentaryzacji.

Ustalenie różnic polega na porównaniu stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych i prowadzonych ewidencji ze stanem faktycznym. Dokonują tego zazwyczaj pracownicy księgowości. Mogą tu wystąpić różnice ilościowe: niedobory - gdy stan stwierdzony podczas spisu jest niższy niż stan wynikający z ewidencji księgowej, nadwyżki - gdy stan wynikający ze spisu jest wyższy niż stan z ewidencji. Mogą też wystąpić różnice pozorne, będące skutkiem błędów popełnionych przy prowadzeniu ewidencji, a także różnice jakościowe, spowodowane utratą wartości.

Niedobory i nadwyżki w momencie ich stwierdzenia należy zdjąć lub wprowadzić na stan w korespondencji z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów lub Rozliczenie nadwyżek). W celu wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się postępowanie wyjaśniające. Polega ono na uzyskaniu pisemnych wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki majątku i zweryfikowaniu tych wyjaśnień. Na tej podstawie sporządza się zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (protokół z różnic inwentaryzacyjnych), które powinno zawierać przede wszystkim:

• określenie rodzaju, ilości i wartości niedoborów i nadwyżek, 
   
• opis przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek, ustalonych na podstawie postępowania wyjaśniającego,
   
• propozycję rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Zestawienie to, po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, jest podstawą do rozliczenia konta 24 i ujęcia w księgach skutków powstałych różnic inwentaryzacyjnych.

Postępowanie wyjaśniające należy także przeprowadzić w odniesieniu do składników majątku, które straciły wartość. Składniki te doprowadza się w księgach rachunkowych do realnej wartości po przeprowadzonym postępowaniu wyjaśniającym. Podstawą do dokonania zapisów może być w tym przypadku zestawienie różnic zatwierdzone przez kierownika jednostki.

Jeśli w związku z przeprowadzonymi pracami inwentaryzacyjnymi za 2017 r. zostały ujawnione różnice inwentaryzacyjne, należy je wyjaśnić i rozliczyć. Dokonuje się tego w księgach rachunkowych 2017 r. W jednostkach, w których rok obrotowy zakończył się dnia 31 grudnia 2017 r., ostateczny termin na rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2017 r. upłynie w dniu 26 marca 2018 r. Termin ten wynika z art. 24. ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że aby księgi rachunkowe mogły zostać uznane za prowadzone bieżąco, konieczne jest sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za dany rok obrotowy nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe miały na dzień bilansowy obowiązek dokonać inwentaryzacji posiadanych składników aktywów i pasywów. W podmiotach, które jako rok obrotowy wybrały rok kalendarzowy, inwentaryzację za 2017 r. należało zatem przeprowadzić na dzień 31 grudnia 2017 r. Z tym że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych odpisywanych na podstawie art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości w koszty na dzień ich zakupu lub wytworzenia, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku.

W jednostkach, w których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, w dniu 15 stycznia 2018 r. upłynął termin na zakończenie prac inwentaryzacyjnych. Następnie wykryte różnice inwentaryzacyjne, tj. rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem księgowym, podlegają wyjaśnieniu. Odpowiednie ich rozliczenie dokonywane jest w trakcie tzw. prac bilansowych, które poprzedzają przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego. Ustawodawca nakazał, aby wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a także, by skutki wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych skorygować w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rozliczenia inwentaryzacji dotyczącej 2017 r. należy zatem dokonać w księgach rachunkowych 2017 r. - przed ich zamknięciem i sporządzeniem sprawozdania finansowego za 2017 r.