Ujęcie pozornych różnic inwentaryzacyjnych

W jednostce posiadającej 3 sklepy detaliczne, po przeprowadzeniu spisu z natury towarów, stwierdzono niedobory i nadwyżki w towarach podlegających przemieszczeniu. Według wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych różnice te powstały na skutek niewystawienia dowodów Mm - Przesunięcie międzymagazynowe. Jak ująć w księgach takie pozorne różnice inwentaryzacyjne?

Zasadniczo w trakcie roku obrotowego ewidencja księgowa przesunięcia towarów z jednego sklepu do drugiego, w ramach tego samego przedsiębiorstwa, może przebiegać na kontach analitycznych towarów, zapisem np.:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep X),

- Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep Y).

W przypadku takiego zdarzenia w jednostce ma miejsce przychód i rozchód wewnętrzny towaru, który wymaga odpowiedniego udokumentowania, zazwyczaj dowodem Mm - Przesunięcie międzymagazynowe.

Niemniej jednak w sytuacji opisanej w pytaniu mamy do czynienia z różnicami inwentaryzacyjnymi, które wykryto podczas spisu z natury towarów. Ujawnione w wyniku inwentaryzacji różnice należy ująć w ewidencji zapisem:

1) nadwyżka towarów

- Wn konto 33 "Towary",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

2) niedobór towaru

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

- Ma konto 33 "Towary".

Różnice inwentaryzacyjne ujęte na koncie 24 pozostają tam do momentu ustalenia ich przyczyn i przyjęcia sposobu ich rozliczenia. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zatem, co do zasady, konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów lub Rozliczenie nadwyżek) na dzień bilansowy nie powinno wykazywać salda.

Sposób rozliczenia nadwyżki i niedoboru towaru ujawniony podczas inwentaryzacji zależeć będzie od wyników postępowania wyjaśniającego ich powstanie. W pytaniu wskazano, że różnice inwentaryzacyjne spowodowane są błędami przy ewidencji rozchodów, ujawniono bowiem brak dokumentów potwierdzających przesunięcia towarów między sklepami.

W omawianej sytuacji wystąpiły różnice pozorne. Niedobory i nadwyżki w poszczególnych sklepach dotyczące tych samych towarów, według wyjaśnień osób odpowiedzialnych, powstały bowiem w wyniku niewystawienia dowodów Mm. Przy czym, aby uznać takie wyjaśnienia za wiarygodne, spisy z natury w sklepach powinny być przeprowadzone w tym samym terminie.

Rozliczenie różnic pozornych ujmuje się zapisami:

1) pozorna nadwyżka

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

2) pozorny niedobór

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Warto zwrócić uwagę, iż w sytuacji przedstawionej w pytaniu nie jest możliwe rozliczenie stwierdzonego niedoboru w jednym ze sklepów z nadwyżką w innym. Nie można bowiem kompensować ze sobą niedoborów i nadwyżek stwierdzonych (ujawnionych) w różnych punktach sprzedaży detalicznej. Z kolei zarachowania niedoboru i nadwyżki na konta pozostałych kosztów operacyjnych i pozostałych przychodów operacyjnych dokonuje się w przypadku innych przyczyn powstania niedoboru lub nadwyżki, niż te o charakterze różnic pozornych.