Ewidencja księgowa kompensaty nadwyżek materiałów z niedoborami

Przeprowadziliśmy inwentaryzację za 2017 r., która ujawniła nadwyżki i niedobory niektórych materiałów. Chcemy przeprowadzić ich kompensatę. W jakich cenach powinniśmy jej dokonać, jeśli materiały ewidencjonujemy w cenach zakupu?

Gdy ewidencja materiałów prowadzona jest w cenach zakupu, to w takich cenach należy rozliczyć niedobór i nadwyżkę materiałów. Dokonując ich kompensaty, trzeba przyjąć niższą cenę materiału wykazującego różnice inwentaryzacyjne.

Jedną z form rozliczenia niedoborów i nadwyżek rzeczowych składników majątku obrotowego, które objęte są ewidencją ilościowo-wartościową, jest ich kompensata. Przy czym jest ona możliwa, jeśli spełnione są warunki wskazane w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Z pkt 105 tego stanowiska wynika, że komisja inwentaryzacyjna może zaproponować rozliczenie nadwyżki jako kompensaty usprawiedliwionego niedoboru, jeżeli są spełnione jednocześnie następujące warunki:

a) niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu,

b) niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej,

c) niedobór i nadwyżka zapasów zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Ustalając kwotę podlegającą kompensacie, stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Oznacza to, że jeśli niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, wielkość niedoboru albo nadwyżki ustala się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa. Stanowi o tym pkt 106 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji.

Należy pamiętać, że kompensacie mogą podlegać wyłącznie niedobory składników majątku, które zostały uznane za niezawinione.

Różnice inwentaryzacyjne księguje się na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów lub Rozliczenie nadwyżek), na którym pozostają do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania oraz zakwalifikowania do ostatecznego rozliczenia. Jeśli niedobory i nadwyżki podlegają kompensacie, wówczas w ewidencji księgowej dokonuje się zapisu:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Następnie konieczne jest sprawdzenie, czy ewentualne niedobory ilościowe, które pozostały po dokonanej kompensacie, mieszczą się w granicach norm. Jeśli po obliczeniu ubytków naturalnych nadal pozostają różnice, to rozlicza się je w zależności od przyczyny ich powstania według zasad ogólnych.

Przykład Założenia Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów według cen zakupu.   W wyniku inwentaryzacji w drodze spisu z natury stwierdzono różnice inwentaryzacyjne: a) nadwyżkę materiału X: 18 szt. × 33 zł/szt. = 594 zł, b) niedobór materiału Y: 15 szt. × 24 zł/szt. = 360 zł. W jednostce spełniono warunki do przeprowadzenia kompensaty niedoboru materiału Y z nadwyżką materiału X. Dokonano jej zgodnie z zasadą mniejsza ilość i niższa cena, tj.: 15 szt. × 24 zł/szt. = 360 zł.   Pozostałą po kompensacie nadwyżkę materiału X, która wyniosła 234 zł, tj. 594 zł - 360 zł, zaliczono do pozostałych przychodów operacyjnych (zgodnie z decyzją kierownika jednostki). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - wyksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych:          a) nadwyżka materiału X 594 zł 31 24    b) niedobór materiału Y 360 zł 24 31 2. PK - kompensata niedoboru z nadwyżką: 360 zł 24 24 3. PK - rozliczenie rzeczywistej nadwyżki pozostałej po kompensacie: 234 zł 24 76-0 Księgowania