Niedobór gotówki w kasie

W czasie spisu z natury gotówki w kasie okazało się, że brakuje w niej 200 zł. Kierownik jednostki uznał niedobór za zawiniony i obciążył kasjera. Jak to zdarzenie zaksięgować? Czy muszę mieć konto "Rozliczenie niedoborów"?

Środki pieniężne w kasie należało zinwentaryzować na dzień 31 grudnia 2017 r. Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie polega na spisaniu ich ilości z natury poprzez przeliczenie posiadanej gotówki. Ustalony stan rzeczywisty porównuje się ze stanem księgowym a następnie oblicza, wyjaśnia i rozlicza ewentualne różnice.

Potwierdzenie stanu środków pieniężnych w kasie powinno się sporządzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jeżeli zatem rok obrotowy firmy Czytelnika pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to inwentaryzację środków pieniężnych znajdujących się w kasie należało przeprowadzić na dzień 31 grudnia 2017 r. (można było tego dokonać np. 29 grudnia 2017 r., gdyż 31 grudnia 2017 r. wypadał w niedzielę). Inwentaryzacji aktywów pieniężnych, czyli m.in. środków pieniężnych zgromadzonych w kasie jednostki, nie można dokonywać w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji okazało się, że wystąpił niedobór środków pieniężnych w kasie, należy wyjaśnić przyczyny jego powstania. W księgach rachunkowych niedobory składników majątku, w tym środków pieniężnych w kasie, ujawnione podczas inwentaryzacji ujmowane są na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów). Niedobory pozostają na tym koncie do momentu wyjaśnienia przyczyn ich powstania i ustalenia sposobu ich rozliczenia.

Operację stwierdzenia niedoboru gotówki w kasie, potwierdzoną protokołem z przeprowadzonej inwentaryzacji, można ująć w ewidencji księgowej jednostki zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

- Ma konto 10 "Kasa".

Gdy powstały niedobór gotówki w kasie zostanie uznany przez kierownika jednostki za zawiniony, wówczas kwotą brakujących środków pieniężnych w kasie obciąża się kasjera. Jeżeli kasjer uzna niedobór, to wtedy w księgach rachunkowych dokonuje się zapisu:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Jeśli kasjer wpłaci brakującą kwotę do kasy lub na rachunek bankowy jednostki, to operację tę można zaewidencjonować w oparciu o dowód KP lub WB w następujący sposób:

- Wn konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Z kolei gdy podjęto decyzję, że niedobór zostanie pokryty z wynagrodzenia pracownika (kasjer wyraził na to zgodę), to potrącenie brakującej kwoty z tego wynagrodzenia może zostać zaksięgowane zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Gdyby pracownik odmówił pokrycia niedoboru, w związku z czym sprawę skierowano by na drogę postępowania sądowego, to zapis księgowy z tym związany może wyglądać następująco:

- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Warto wskazać, że jeśli na skutek przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego niedobór gotówki zostanie uznany przez kierownika jednostki za niezawiniony, to wartością powstałej szkody obciąża się pozostałe koszty operacyjne.

Przykład Założenia W dniu 29 grudnia 2017 r. (30 i 31 grudnia 2017 r. wypadały odpowiednio w sobotę i niedzielę) w wyniku przeprowadzonego spisu z natury środków pieniężnych w kasie ujawniono niedobór gotówki na kwotę 200 zł.   Na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego kierownik jednostki uznał niedobór za zawiniony i zdecydował o obciążeniu kasjera kwotą brakujących środków pieniężnych.   Kasjer uznał kwotę niedoboru i w dniu 29 grudnia 2017 r. wpłacił ją gotówką do kasy jednostki. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - protokół z inwentaryzacji kasy: 200 zł 24 10 2. PK - pisemna decyzja kierownika jednostki o uznaniu niedoboru za zawiniony i obciążeniu jego kwotą kasjera: 200 zł 23-4 24 3. KP - wpłata przez kasjera do kasy wartości niedoboru: 200 zł 10 23-4 Księgowania