Ewidencja księgowa niedoborów zawinionych

Podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobory towarów. Zostały one uznane za zawinione, a pracownik odpowiedzialny materialnie zgodził się za nie zapłacić. Jak zdarzenie to ująć w księgach rachunkowych, jeśli ewidencja towarów prowadzona jest w cenach sprzedaży brutto?

Inwentaryzacja składników majątku przeprowadzana jest w celu porównania ich stanów ewidencyjnych ze stanem rzeczywistym. W przypadku zapasów, np. towarów, jest ona dokonywana drogą spisu z natury. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury mogą pojawić się różnice inwentaryzacyjne w postaci nadwyżek (stan ewidencyjny jest niższy od stanu rzeczywistego) lub niedoborów (stan ewidencyjny jest wyższy od stanu rzeczywistego). Jeżeli przeprowadzona inwentaryzacja wykazała, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, niedobór towarów, to ich stan trzeba w księgach rachunkowych zmniejszyć do wykazanego podczas spisu z natury stanu rzeczywistego. W tym celu wartość niedoboru towarów należy przeksięgować z konta 33 "Towary" na konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

W jednostkach prowadzących ewidencję towarów w cenach sprzedaży brutto wartość wykazanego niedoboru należy doprowadzić do ceny zakupu (nabycia) poprzez wyksięgowanie odchyleń z tytułu doliczonej marży i zarezerwowanego podatku VAT. Jeżeli kierownik jednostki, na podstawie wyjaśnień komisji inwentaryzacyjnej, uzna niedobór za zawiniony, to osoby materialne odpowiedzialne mogą być obciążone równowartością niedoboru w cenie zakupu (nabycia). Kwota ta może zostać podwyższona o dodatkowe roszczenie, np. do ceny sprzedaży netto lub brutto, ponieważ jednostka utraciła możliwość uzyskania przychodu ze sprzedaży tych towarów. Obciążenie pracownika z tytułu niedoboru należy udokumentować np. notą księgową.

Trzeba mieć na uwadze, że w związku ze stwierdzeniem niedoboru towarów może wystąpić obowiązek skorygowania VAT naliczonego przy ich zakupie. Prawo do odliczenia tego podatku jednostka zachowuje tylko w stosunku do niedoborów niezawinionych. W przypadku opisanym w pytaniu niedobór uznano za zawiniony, co uniemożliwia odliczenie VAT dotyczącego brakujących towarów.

Przykład Założenia W jednostce ewidencja towarów prowadzona jest wartościowo w cenach sprzedaży brutto.   W wyniku przeprowadzonej na 31 października 2017 r. inwentaryzacji w drodze spisu z natury stwierdzono niezgodność stanu ewidencyjnego (150.000 zł) ze spisem z natury (140.160 zł). Ujawniony niedobór wyniósł 9.840 zł (w tym odchylenia z tytułu VAT 1.840 zł oraz z tytułu marży 2.000 zł).   Kierownik jednostki w wyniku postępowania wyjaśniającego uznał niedobór za zawiniony i obciążył jego wartością według cen sprzedaży brutto pracownika materialnie odpowiedzialnego. Pracownik wpłacił na rachunek bieżący jednostki kwotę niedoboru.   Jednostka skorygowała VAT naliczony od zawinionego niedoboru towarów w kwocie 1.380 zł. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - doprowadzenie stanu ewidencyjnego do rzeczywistego:          a) wyksięgowanie niedoboru w cenach sprzedaży brutto 9.840 zł 24 33    b) wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych z tytułu marży 2.000 zł 34-1 24    c) wyksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych z tytułu VAT 1.840 zł 34-1 24 2. PK - uznanie niedoboru za zawiniony:          a) wartość niedoboru w cenie zakupu 6.000 zł 23-4 24    b) podwyższenie roszczenia do cen sprzedaży brutto      (1.840 zł + 2.000 zł) = 3.840 zł 23-4 76-0 3. WB - przelew kwoty roszczenia od pracownika: 9.840 zł 13-0 23-4 4. PK - korekta VAT naliczonego - zarachowanie w koszty VAT niepodlegającego odliczeniu: 1.380 zł 76-1 22-2 Księgowania