Ubytki naturalne i spis z natury zapasów sypkich

Przeprowadzona inwentaryzacja wykazała niedobory towarów, które w celu przygotowania ich do sprzedaży są przesypywane do mniejszych opakowań. Czy możemy stwierdzone niedobory uznać za ubytki naturalne? W jaki sposób należy ująć je w księgach rachunkowych? Gdzie można znaleźć wskazówki dotyczące pomiaru szacunkowego zapasów sypkich?

Za ubytki naturalne uważa się straty wynikające z fizycznych i chemicznych właściwości składników zapasów albo takie, które powstają podczas czynności manipulacyjnych, jakim są one poddawane w czasie obrotu gospodarczego. Zatem zmniejszenie ilości danego składnika zapasów może być spowodowane m.in.: wysychaniem, topnieniem, rozdrabnianiem, przelewaniem, przesypywaniem. Ponadto mogą one powstać podczas przechowywania lub transportu. Limit niedoborów, które można uznać za ubytki naturalne, określa kierownik jednostki. Do jego ustalenia może zastosować jedną z trzech metod. Pierwsza, statystyczna - polega na gromadzeniu danych dotyczących kształtowania się rzeczywistych ubytków naturalnych i wyprowadzeniu na ich podstawie wniosków dotyczących norm tych ubytków. Druga, doświadczalna polegająca na analizie danych uzyskanych podczas badań i pomiarów w rzeczywistych warunkach magazynowania lub obrotu, pozwalającej sformułować wnioski co do wysokości normy ubytków naturalnych. Trzecia, porównawczo-analityczna, w której normy ubytków ustalane są z wykorzystaniem danych statystycznych i uzyskanych z obserwacji w rzeczywistych warunkach obrotu magazynowego, które porównuje się m.in. z danymi uzyskanymi podczas badań laboratoryjnych.

Jeżeli stwierdzone niedobory mieszczą się w granicach normy, to mogą zostać uznane za ubytki naturalne. Trzeba mieć na uwadze, że ich wartość ustala się po skompensowaniu ewentualnych nadwyżek i niedoborów.

Na podstawie protokołu z inwentaryzacji wartość stwierdzonego niedoboru odnosi się na konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów). Drugostronnie ujmuje się ją na koncie 33 "Towary". Dzięki temu saldo konta 33 zostaje doprowadzone do rzeczywistego stanu towarów w magazynie.

Jeśli ewidencja magazynowa towarów prowadzona jest w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od ceny nabycia (zakupu), to odchylenia od tych cen należy wyksięgować następująco:

- Wn/Ma konto 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów",

- Ma/Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Jeżeli niedobory towarów mieszczą się w granicach normy i zostały uznane za ubytki naturalne, to przeksięgowuje się je w ciężar konta 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".

Wskazówki jak dokonać pomiaru szacunkowego zapasów sypkich zawierają pkt 53-56 Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Pomiar szacunkowy polega na ustaleniu ilości (sztuki, długości, powierzchni), wagi lub objętości spisywanych z natury składników zapasów z zastosowaniem właściwych w danych okolicznościach szacunków, w tym obliczeń technicznych, uwzględniających fizykochemiczne właściwości stanowiących przedmiot pomiaru składników. Pomiar taki jest stosowany, jeżeli właściwy, dokładny pomiar jest niewykonalny i/lub ekonomicznie nieuzasadniony. Stosuje się go w szczególności do ustalenia zapasów składowanych w hałdach lub stertach na otwartym terenie (węgiel, piasek itp.), w dużych zbiornikach, na przykład w silosach (cement, ziarno itp.) czy cysternach (paliwa płynne, oleje itp.).

Przykład Założenia Podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór towarów, które w celu przygotowania ich do sprzedaży są przesypywane do mniejszych opakowań. Wartość tego niedoboru wyniosła 890 zł.   Wykazany niedobór towarów mieści się w limicie ubytków naturalnych.   Ewidencja magazynowa towarów w jednostce prowadzona jest w rzeczywistych cenach zakupu. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - stwierdzony podczas inwentaryzacji niedobór: 890 zł 24 33 2. PK - uznanie niedoboru za ubytek naturalny: 890 zł 73-1 24 Księgowania