Rozliczenie zawinionego niedoboru środka trwałego

W wyniku inwentaryzacji rocznej stwierdzono niedobór środka trwałego w 100% umorzonego (kamera). Osoba odpowiedzialna materialnie przyznała się do zgubienia sprzętu. Niedobór uznano za zawiniony z winy pracownika. W krótkim czasie pracownik odkupił zaginiony sprzęt (tej samej marki i o takich samych parametrach) i złożył oświadczenie, że zapłacił za sprzęt 800 zł. Jak rozliczyć niedobór? Czy zwrócony sprzęt uznać jako rozliczenie? Jakich księgowań dokonać, w sytuacji gdy znamy cenę zakupu zgubionego i odkupionego składnika?

Z niedoborem zawinionym mamy do czynienia, gdy jest on następstwem działania lub zaniedbania obowiązków osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone jej mienie. Jeżeli niedobór stanowi przedmiot roszczenia wobec osoby materialnie odpowiedzialnej, to jego wartość ewidencjonuje się na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Kwota roszczenia wobec osoby odpowiedzialnej określana jest przez kierownika jednostki. Jeśli obciążenie pracownika następuje w kwocie wyższej niż wartość bilansowa aktywu, to kwotę dodatkowego roszczenia odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych (konto 76-0).

Jak wynika z pytania, pracownik złożył oświadczenie, iż dany składnik nabył za kwotę 800 zł. Zdaniem redakcji wartość tę można przyjąć za jego wartość początkową.

Należy przypomnieć, iż wartość początkową środka trwałego w przypadku jego odpłatnego nabycia stanowi cena nabycia. Stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cena nabycia to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu:

a) bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu,

c) obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.

Ponadto przepis ten stanowi, iż w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, czyli według ceny rynkowej.

W sytuacji gdy na koncie 23-4 pozostanie nierozliczone saldo, a pracodawca uzna, że roszczenie z tytułu niedoboru zostało zaspokojone, to należy je przeksięgować na konto pozostałych przychodów operacyjnych odpowiednio po stronie Wn lub Ma.

Przykład Założenia W wyniku inwentaryzacji stwierdzono niedobór środka trwałego w 100% umorzonego (kamera). Jego wartość początkowa wynosiła 1.000 zł. Niedobór został uznany za zawiniony z winy pracownika. Kierownik jednostki obciążył pracownika kwotą 850 zł (szacunkowa cena rynkowa).   Za zgodą pracodawcy pracownik odkupił sprzęt (tej samej marki i o takich samych parametrach) i złożył oświadczenie, iż nabył go od osoby fizycznej za kwotę 800 zł. Kierownik uznał roszczenie za zaspokojone.   Zwrócony sprzęt jednostka wprowadziła do ewidencji środków trwałych w cenie 800 zł. Zgodnie z zapisami zawartymi w przyjętych przez jednostkę zasadach (polityce) rachunkowości, z uwagi na niską jednostkową wartość początkową, dokonano jednorazowej amortyzacji tego sprzętu.   Jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. LT - wyksięgowanie środka trwałego (kamery) w 100% umorzonego z tytułu jego niedoboru: 1.000 zł 07-1 01 2. Obciążenie pracownika odpowiedzialnego za środek trwały (nota obciążeniowa): 850 zł 23-4 76-0 3. OT - wprowadzenie sprzętu nabytego przez pracownika (kamery) do ewidencji środków trwałych (rozliczenie się pracownika z niedoboru): 800 zł 01 23-4 4. PK - jednorazowy odpis amortyzacyjny: 800 zł 40 07-1 5. PK - rozliczenie salda konta 23-4: 50 zł 76-0 23-4 Księgowania