Faktury kosztowe otrzymane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Jesteśmy spółką z o.o. komandytową. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2018 r. otrzymaliśmy faktury kosztowe dotyczące 2018 r. Dokumenty te są o wartości nieistotnej dla naszej jednostki. W którym roku powinniśmy zaksięgować otrzymane dokumenty?

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zapisy korygujące wprowadza się do ksiąg rachunkowych na bieżąco. Kwestie związane z korektą błędów dotyczących lat ubiegłych regulują przepisy art. 54 ustawy o rachunkowości, w świetle których, w sytuacji otrzymania po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego informacji o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, a także tych, które takiego istotnego wpływu nie mają, ich skutki ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymano.

Zasada wykluczająca możliwość zmiany zatwierdzonego sprawozdania finansowego wynika m.in. z faktu, iż poprawienie jakiegokolwiek błędu (nawet nieistotnego) może spowodować popełnienie innego błędu, który może na to sprawozdanie wpłynąć nawet w sposób istotny.

Ponadto, jak wynika z art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości, ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Co ważne, zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Sposób ujęcia skutków zdarzeń ujawnionych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok, którego te zdarzenia dotyczą, zależy od ich istotności. Jeżeli są one istotne i w ich następstwie nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za przedstawiające w sposób rzetelny i jasny sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, to odnosi się je na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych". Ewidencja zdarzeń nieistotnych dotyczących lat ubiegłych zależy natomiast od tego, jakie rozwiązanie w tym zakresie przyjęła jednostka w swojej polityce rachunkowości.

Koszty dotyczące lat ubiegłych (uznane przez jednostkę za nieistotne) można ująć w księgach rachunkowych, zapisem: