Koszty utrzymania komórki organizacyjnej zajmującej się obsługą budowy siedziby firmy

Spółka realizuje budowę obiektu, który będzie przeznaczony na jej siedzibę. Czy koszty utrzymania komórki organizacyjnej, zajmującej się obsługą tej budowy, zwiększą wartość początkową środka trwałego?

Koszty mające wpływ na wartość początkową środka trwałego w przypadku jego wytworzenia we własnym zakresie definiuje art. 28 ust. 3 i 8 ustawy o rachunkowości. Szczegółowe zasady ustalania kosztu wytworzenia na potrzeby wyceny wartości początkowej środka trwałego zawiera KSR nr 11. Koszt wytworzenia będący całością lub częścią wartości początkowej środka trwałego obejmuje koszty wytworzenia ponoszone w toku budowy środka trwałego - w tym dostosowania do użytkowania - wykonywanej w całości lub części siłami własnymi, za które uważa się też koszty podwykonawstwa. Do kosztu wytworzenia środka trwałego zalicza się wyłącznie koszty pozostające w związku przyczynowo-skutkowym z jego wytworzeniem, poniesione od dnia udokumentowanego rozpoczęcia budowy do dnia udokumentowanego przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Koszt wytworzenia pomniejsza się o (wyrażoną w cenie nabycia lub zakupu) wartość zwróconych i przyjętych do magazynu materiałów, o ile uprzednio zużycie tych materiałów zaliczono do kosztu wytworzenia.

Do wartości początkowej środka trwałego nie zalicza się kosztów, które nie są związane przyczynowo-skutkowo z pozyskaniem środka trwałego. Jak wskazuje punkt 6.9 KSR nr 11, do wartości początkowej środka trwałego nie zalicza się w szczególności:

• kosztów ogólnego zarządu,
   
• kosztów przeszkolenia pracowników w zakresie obsługi nowo pozyskanego środka trwałego,
   
• kosztów poniesionych w związku ze zmianą lokalizacji środka trwałego w ramach jednostki lub reorganizacją części lub całości działalności operacyjnej jednostki (kosztów przemieszczenia środków trwałych do nowych miejsc użytkowania),
   
• kosztów poniesionych przed dniem podjęcia udokumentowanej decyzji o pozyskaniu środka trwałego, w tym przed dniem udokumentowanego rozpoczęcia jego budowy,
   
• kosztów działań marketingowych, które mają zapewnić uzyskiwanie korzyści ekonomicznych ze środka trwałego po jego wybudowaniu, niezależnie od okresu, w którym są ponoszone.

Koszty utrzymania wewnętrznej komórki organizacyjnej, wydzielonej trwale w strukturze organizacyjnej jednostki, powołanej do ciągłego zarządzania lub obsługi procesu budowy środków trwałych, co do zasady, mają charakter kosztów zarządu (ogólnoadministracyjnych), a tym samym nie są ujmowane w wartości początkowej budowanych obiektów środków trwałych. Jeżeli jednak jednostka zapewni wiarygodny system gromadzenia, pomiaru i ewidencji kosztów funkcjonowania takiej komórki oraz uzasadni ich związek przyczynowo-skutkowy z budową obiektów, wówczas odpowiednia część tych kosztów zwiększa ich wartość początkową. Warunkiem jest by były to koszty ponoszone po dniu udokumentowanego rozpoczęcia budowy. Wymaga to najczęściej prowadzenia rejestrów realizacji poszczególnych zadań związanych z budową danego obiektu środka trwałego oraz terminów i czasu ich realizacji (por. pkt 6.49 KSR nr 11).