Koszty polisy ubezpieczeniowej obejmującej kilka lat podatkowych

Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. We wrześniu 2023 r. na potrzeby firmy kupiłem sprzęt AGD oraz wykupiłem dla niego dodatkowe ubezpieczenie. Polisa ubezpieczeniowa została zawarta na 5 lat (60 miesięcy). Jak zapłaconą z tego tytułu składkę ubezpieczeniową ująć w podatkowej księdze?

Ujęcie składki ubezpieczeniowej w podatkowej księdze zależy od stosowanej przez podatnika metody ewidencjonowania kosztów.

U podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów data ujęcia w kosztach uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie sprzętu AGD uzależniona jest od wybranej przez podatnika metody ewidencjonowania kosztów. Z pytania nie wynika jednak, jaką metodę stosuje podatnik - uproszczoną czy memoriałową.

Jeżeli jest to metoda uproszczona określona w art. 22 ust. 4 updof, to koszty uzyskania przychodów potrąca tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Natomiast dniem poniesienia kosztu jest, co do zasady, dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof). Zatem w sytuacji gdy podatnik do prowadzenia księgi wykorzystuje metodę uproszczoną, to cała wartość polisy stanowi koszt podatkowy w dacie wystawienia polisy, tj. we wrześniu 2023 r. Bez znaczenia jest tu okres, na jaki polisa została zawarta.

Inaczej podatkowe rozliczenie wygląda przy metodzie memoriałowej. Stosowanie tej metody wymaga dokonywania przez podatnika podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty bezpośrednie) i koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie). Koszty polisy stanowią koszty pośrednie. Tego rodzaju koszty generalnie potrąca się w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a podatnik nie ma możliwości określenia, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, wówczas stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c updof).

W sytuacji przedstawionej w pytaniu polisa zawarta została na 5 lat, a więc obejmuje kilka lat podatkowych. Jeżeli podatnik stosuje metodę memoriałową, wówczas w dacie wystawienia polisy (tu: we wrześniu 2023 r.) powinien zaliczyć do kosztów podatkowych część składki ubezpieczeniowej wyliczoną proporcjonalnie do miesięcy podlegania ochronie ubezpieczeniowej w 2023 r., tj. 4/60 składki. Kwotę tę należy ująć w kolumnie 13 księgi "pozostałe wydatki". Natomiast część składki ubezpieczeniowej dotyczącej 2024 r., podatnik powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2024 r. Będzie to 12/60 składki ubezpieczeniowej. Podobnie należy rozliczyć ubezpieczenie dotyczące lat 2025-2027 (tj. po 12/60). Natomiast w styczniu 2028 r. do kosztów podatkowych powinien zaliczyć część składki wyliczoną proporcjonalnie do miesięcy podlegania ochronie ubezpieczeniowej w 2028 r., tj. 8/60 składki.