Ryczałt na pokrycie kosztów energii elektrycznej i internetu przy pracy zdalnej

Pracodawca wyraził zgodę na zdalne wykonywanie pracy przez pracownika. Zgodnie z obowiązującym regulaminem, pracownik będzie otrzymywał ryczałt na pokrycie kosztów energii elektrycznej i internetu. Wypłata ryczałtu będzie dokonywana łącznie z wynagrodzeniem za pracę. W której kolumnie podatkowej księgi i pod jaką datą należy wpisywać kwotę tego ryczałtu?

W naszej ocenie, ryczałt za pracę zdalną można ująć w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Natomiast przy rozliczaniu kosztu należy stosować zasady dotyczące ustalania momentu poniesienia kosztów uzyskania przychodów z tytułu należności ze stosunku pracy.

Zagadnienie pracy zdalnej regulują przepisy Kodeksu pracy. Pod pojęciem tym rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ K.p.). Wdrożenie pracy zdalnej wiąże się dla pracodawcy z dodatkowymi obowiązkami (art. 67²⁴ K.p.). Nie budzi wątpliwości, że u pracodawcy koszty związane z organizacją pracy zdalnej i jej wykonywaniem przez pracowników kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jednocześnie na podstawie art. 67²⁵ K.p. u pracownika wykonującego pracę zdalną przychodu podatkowego nie stanowi:

• zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Odnosząc się do pytania, należy zwrócić uwagę, że ryczałt za pracę zdalną stanowi należność ze stosunku pracy wypłacaną na podstawie regulacji kodeksowych. Pomimo iż należność ta nie jest przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, uważamy, że przy ustalaniu momentu poniesienia kosztu zastosowanie znajdzie art. 22 ust. 6ba updof. Oznacza to, że wartość ryczałtu za pracę zdalną można ujmować w kosztach podatkowych oraz w podatkowej księdze w miesiącu, za który należne jest to świadczenie, o ile jego wypłata nastąpi w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jednocześnie mając na uwadze, że ryczałt jest świadczeniem pozapłacowym, które stanowi inny rodzaj kosztu niż wynagrodzenie za pracę, koszt ten można wpisywać w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". W myśl ust. 13 objaśnień zamieszczonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów, niewymienionych w art. 23 updof, które nie są ujmowane m.in. w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze".