Faktury przekazane do biura rachunkowego po rozliczeniu miesiąca

Klient biura rachunkowego poniósł koszt usługi serwisowania maszyn produkcyjnych. Fakturę za usługę wystawioną w kwietniu 2025 r. przekazał do biura już po terminie rozliczenia zaliczki za ten miesiąc. Czy biuro może ująć tę fakturę w podatkowej księdze w miesiącu jej otrzymania od klienta (w maju)?

Nie będzie błędem ujęcie faktury w podatkowej księdze w miesiącu jej otrzymania przez biuro rachunkowe, skoro nastąpiło to już po zamknięciu miesiąca, w którym faktura została wystawiona.

W sprawie ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zdarzeń gospodarczych m.in. na podstawie dowodów księgowych przekazanych przez podatników do biur rachunkowych z opóźnieniem, wypowiedział się Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 23 lutego 2023 r., nr DD2.8202.3.2022 (Dz. Urz. Min. Fin. z 2023 r. poz. 21). Wyjaśnił, że art. 22 ust. 4 oraz ust. 5-5c updof określają zasady potrącalności kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do okresu rozliczeniowego, jakim jest rok podatkowy. Natomiast dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu przez podatników prowadzących podatkową księgę precyzuje art. 22 ust. 6b updof, który stanowi, że u takich podatników, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury lub - w przypadku braku faktury - innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia (zaksięgowania) kosztu w księdze. Zdaniem Ministra Finansów, przepis ten pozwala na rozliczenie tego kosztu przy obliczaniu dochodu (straty) w konkretnym roku podatkowym i nie należy go rozumieć w ten sposób, że podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu tylko w dniu wystawienia dowodu. Konkludując, uznał, że dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie może być zaksięgowany (ujęty) w podatkowej księdze w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c updof, koszt ten może być potrącony.

Biuro rachunkowe może zastosować przedstawione przez Ministra Finansów rozwiązanie w odniesieniu do faktury z kwietnia 2025 r. potwierdzającej koszt poniesiony z tytułu wykonanej usługi serwisowej, która została dostarczona do biura rachunkowego po 20 maja 2025 r. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w przywołanej interpretacji ogólnej, w kolumnie 2 księgi jako datę zdarzenia gospodarczego należy wpisać dzień miesiąca wynikający z dokumentu (faktury), a przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze można opisać w kolumnie 17 "Uwagi".