Koszt udokumentowany duplikatem faktury

Weryfikacja dokumentacji księgowej wykazała brak faktury dokumentującej koszty remontu, który został przeprowadzony w siedzibie firmy w listopadzie 2024 r. Usługodawca wystawi w czerwcu 2025 r. duplikat faktury. Do którego roku podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinien przypisać koszt wynikający z tego duplikatu?

Uważamy, że w tym przypadku koszt wynikający z duplikatu faktury należy odnieść do roku podatkowego, w którym wystawiona została pierwotna faktura.

W myśl art. 22 ust. 1 updof, podatnicy mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów takie koszty niewymienione w art. 23 updof, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W aspekcie kwalifikowania kosztów do kosztów uzyskania przychodów istotne jest również ich właściwe udokumentowanie. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 6b updof, u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, za dzień poniesienia kosztu uważa się (z zastrzeżeniem wyjątków nieistotnych w sprawie) dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Z kolei z § 23 rozporządzenia wynika, że zapisy w księdze dotyczące wydatków (kosztów) są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 11-15 rozporządzenia. Takimi dowodami są w szczególności faktury wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Do tej kategorii należy zaliczyć również duplikaty faktur, których zasady wystawiania reguluje art. 106l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.). Z przepisu tego wynika, że w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę m.in. na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Faktura wystawiona ponownie zawiera datę wystawienia i może zawierać oznaczenie "duplikat".

W przypadku gdy duplikat dokumentuje koszty inne niż zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, problematyczna staje się kwestia momentu ujęcia takich kosztów w księdze i rozliczenia dla celów podatku dochodowego.

Przepisy ustawy o PIT ani rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi nie odnoszą się do tego problemu. W naszej ocenie, koszt udokumentowany duplikatem faktury powinien być odniesiony do roku podatkowego, w którym wystawiona została pierwotna faktura. Duplikat faktury nie został bowiem wystawiony na okoliczność nowego zdarzenia gospodarczego, lecz potwierdza zdarzenie, do którego odnosi się faktura pierwotna.