Koszty ponoszone podczas zawieszenia działalności gospodarczej

W czerwcu 2025 r. zawiesiłem bezterminowo wykonywanie działalności gospodarczej. Ponoszę jednak stałe koszty związane z firmą (wynikające z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, np. opłaty za najem). Czy faktury powinienem na bieżąco ujmować w podatkowej księdze, czy ująć je w tej księdze dopiero po okresie zawieszenia działalności?

W opisanym przypadku stałe koszty związane z firmą należy na bieżąco ujmować w podatkowej księdze.

Zawieszenie działalności gospodarczej wyklucza wykonywanie czynności z nią związanych i osiąganie bieżących przychodów. W art. 25 ust. 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.) określony został jednak katalog czynności, które przedsiębiorca może wykonywać. Dopuszczalne jest w szczególności:

• wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• zbywanie własnych środków trwałych i wyposażenia,
• osiąganie przychodów finansowych, także z działalności prowadzonej przed datą jej zawieszenia.

Ponadto podatnik, który zawiesił działalność, obowiązany jest regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Zatem w praktyce nawet w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej u przedsiębiorców mogą powstać przychody (np. ze sprzedaży składnika majątku) oraz mogą być ponoszone koszty związane z działalnością. Należy jednak zaznaczyć, że z uwagi na regulacje wynikające z ustawy - Prawo przedsiębiorców, organy podatkowe uzależniają uznanie wydatków poniesionych w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej za koszty uzyskania przychodów od tego, czy zobowiązanie do ich poniesienia powstało przed datą zawieszenia wykonywania działalności, czy po tej dacie. W konsekwencji do kosztów uzyskania przychodów pozwalają zaliczać koszty podatkowe (niewymienione w art. 23 updof), które zostały poniesione w wyniku realizacji zobowiązań podjętych przed zawieszeniem działalności i które mają związek z działalnością gospodarczą (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.1158.2021.4.MGR).

Trzeba nadmienić, że w myśl art. 25 ust. 2 pkt 5 ustawy - Prawo przedsiębiorców, w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorcy są obowiązani wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa. Do obowiązków, z których przedsiębiorcy nie zostali zwolnieni, należy m.in. prowadzenie ewidencji księgowej oraz złożenie zeznania za rok podatkowy.

Odnosząc się więc do sytuacji opisanej w pytaniu, skoro w okresie zawieszenia działalności podatnik ponosi koszty wynikające z tytułu wcześniej zaciągniętych zobowiązań (np. opłaty za najem lokalu przeznaczonego na cele działalności, raty leasingowe, abonament za telefon czy internet, koszty ubezpieczenia majątku firmy itp.), to powinien je wpisywać do podatkowej księgi. Zapisy powinny być dokonywane we właściwych kolumnach z zachowaniem zasad ewidencji kosztów stosowanych przed zawieszeniem działalności.