Dowód wewnętrzny dokumentujący czynsz za lokal wykorzystywany w działalności gospodarczej

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej zaadaptowałem jeden pokój w mieszkaniu. Czynsz za lokal, w części przypadającej na ten pokój, będę wpisywać do księgi na podstawie dowodu wewnętrznego. Czy muszę wystawiać go co miesiąc, czy mogę wystawić jeden dowód zbiorczy na koniec roku?

Podatnik może ująć w podatkowej księdze część czynszu za lokal, w którym urządził biuro, z tym że - naszym zdaniem - podstawą wpisu nie może być "zbiorczy" dowód wewnętrzny, lecz odrębne dowody dokumentujące koszty dotyczące poszczególnych miesięcy.

Wydatki związane z opłatami za czynsz dotyczący nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej, są kosztami uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof. Jeżeli podatnik wykorzystuje na cele działalności tylko część nieruchomości, wydatki te są kosztem podatkowym w części przypadającej na działalność. Obowiązek wydzielania części kosztów, która pozostaje w związku z działalnością gospodarczą, ciąży na podatniku. W odniesieniu do czynszu przyjęło się stosowanie proporcji, w jakiej powierzchnia wykorzystywana na cele tej działalności pozostaje do ogólnej powierzchni mieszkania. Tak wynika z pisma Ministerstwa Finansów udostępnionego naszemu Wydawnictwu 6 grudnia 2017 r.

Poza obliczeniem wysokości poniesionych kosztów podatnik musi je właściwe udokumentować. W analizowanym przypadku będą mieć zastosowanie § 13 ust. 1 i ust. 2 pkt 7 rozporządzenia. Z ich uregulowań wynika, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, może być sporządzony dowód wewnętrzny. Powinien on określać przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu (wydatku) oraz być zaopatrzony w datę i podpis podatnika. Podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego jest dokument obejmujący całość tych opłat, np. faktura za prąd, gaz, zawiadomienie o wysokości opłat czynszowych wystawione przez spółdzielnię (wspólnotę) mieszkaniową.

Mając na uwadze, że koszty związane z używaniem części lokalu na cele działalności są rozliczane za okresy miesięczne, uważamy, że za każdy okres powinien być sporządzony odrębny dowód, do którego trzeba podpiąć dokument źródłowy obejmujący całość opłat dotyczących tego miesiąca. Na podstawie takiego dowodu należy dokonać zapisu w księdze.