Dokumentowanie zakupów na portalach internetowych

Podatnik planuje poszerzyć zakres działalności o sprzedaż rzeczy używanych. Nabywając rzeczy od osób fizycznych za pośrednictwem portali internetowych, nie będzie miał możliwości uzyskania sporządzonej na piśmie umowy kupna-sprzedaży. Portal internetowy wystawia jednak potwierdzenia zawarcia transakcji. Podatnik będzie też dysponował dowodami wpłaty należności na rachunki bankowe sprzedawców. Czy posiadając te dokumenty, będzie mógł zaliczać wydatki do kosztów podatkowych i ewidencjonować je w podatkowej księdze?

Tak, dysponując dokumentami wiarygodnie potwierdzającymi zawarcie transakcji i dokonanie płatności, możliwe będzie podatkowe rozliczenie wydatków na zakup towarów używanych od osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

Sposób dokumentowania kosztów przez podmioty prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia. Wynika z nich, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, takie jak:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p updof, zawierające co najmniej dane określone w § 11 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, lub
• inne dowody, wymienione w § 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej dane wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego w pytaniu wynika, że podatnik będzie nabywał towary używane od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zazwyczaj w takich przypadkach dokumentem będącym podstawą zapisu w podatkowej księdze jest umowa kupna-sprzedaży sporządzona na piśmie. Skoro jednak podatnik dokonując zakupu na aukcjach internetowych, nie będzie mógł uzyskać takiego dokumentu, możliwe jest potwierdzenie transakcji w inny sposób. Tak wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 maja 2023 r., nr 0114-KDWP.4011.1.2023.2.ASZ. Organ podatkowy stwierdził, że: "Potwierdzenie zawarcia transakcji spełnia wymogi uznania go za dowód księgowy zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (obecnie jest to § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia - przyp. red.).

Zawiera wiarygodne określenie wystawcy oraz nabywcy, datę dokonania operacji gospodarczej, określenie przedmiotu operacji i jego wartość oraz podpis osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Zatem potwierdzenie zawarcia transakcji należy uznać za dowód księgowy, na podstawie którego mogą być dokonywane zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów".

W konsekwencji uznał, że jeżeli przedsiębiorca posiada potwierdzenie zawarcia transakcji wystawione przez pośredniczący portal aukcyjny oraz dowody wskazujące na poniesienie wydatków (przelewy), to wydatki mogą być ujęte w podatkowej księdze i uznane za koszty uzyskania przychodów.