Numeracja dowodów księgowych

W 2025 r. rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Czy dowody księgowe ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinienem numerować narastająco od dnia rozpoczęcia działalności, czy mogę numerować każdy miesiąc osobno? Czy na dokumentach papierowych powinienem nanosić numer z podatkowej księgi?

Podatnik sam wybiera i stosuje jeden z przedstawionych w pytaniu sposobów numerowania dowodów księgowych ewidencjonowanych w podatkowej księdze. Bez względu na to, który sposób wybierze, na dokumentach papierowych powinien nanieść numer z podatkowej księgi.

Z § 11 ust. 3 rozporządzenia wynika, że dowody księgowe będące podstawą zapisów w księdze powinny być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi na jego podstawie. Z kolei ust. 2 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w załączniku nr 1 do powołanego rozporządzenia, stanowi, że kolumna 1 księgi "Lp." przeznaczona jest do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi i że tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. W rezultacie dowód księgowy, na podstawie którego dokonano zapisu w podatkowej księdze, należy oznaczyć tym samym numerem, pod którym dowód ten wpisano do księgi. Ma to na celu ułatwienie odszukiwania i przyporządkowywania dokumentu do zapisu i odwrotnie.

Sposób numerowania dokumentów księgowych nie jest narzucony przepisami podatkowymi. Oznacza to, że każdy podatnik ustala własny sposób numerowania zapisów w podatkowej księdze. W przyjętym sposobie trzeba zachować kolejność i niepowtarzalność, tj. nie może istnieć więcej niż jedna pozycja oznaczona tym samym numerem.

Najczęściej stosowana przez podatników jest numeracja roczna. Polega ona na tym, że od dnia 1 stycznia (lub od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego) numerację dowodów księgowych rozpoczyna się od cyfry 1 i kolejne numery pozycji nadaje się do końca każdego roku podatkowego (lub do dnia likwidacji działalności w trakcie roku podatkowego). Każdy kolejny rok rozpoczyna się nową numeracją.

Rzadziej stosowana jest numeracja miesięczna polegająca na numerowaniu dowodów księgowych odrębnie w każdym miesiącu. Wówczas konieczne jest wprowadzenie jakiegoś rozróżnienia w nadawanych numerach, tak by w poszczególnych miesiącach numery się nie powtarzały. Najczęściej dowody księgowe oznacza się wtedy kolejnym numerem pozycji i cyfrowym oznaczeniem miesiąca, np. w styczniu 1/01, 2/01, 3/01, w lutym 1/02, 2/02, 3/02 itd.

Wybraną numerację podatnik powinien kontynuować przez cały rok. Ewentualnej zmiany sposobu stosowanej numeracji można dokonać wraz z nowym rokiem podatkowym.