Przechowywanie podatkowej księgi za rok zakończony stratą

Od kilku lat prowadzę działalność gospodarczą. O stratę poniesioną w 2018 r. obniżałem dochód osiągnięty z tego źródła przez pięć kolejnych lat podatkowych. Jak długo w tej sytuacji muszę przechowywać podatkową księgę za 2018 r. i związane z nią dokumenty?

Podatkową księgę za 2018 r. oraz dowody księgowe związane z jej prowadzeniem, podatnik miał obowiązek przechowywać, co do zasady, do końca 2024 r.

Rozporządzenie nie odnosi się do przechowywania podatkowej księgi oraz dowodów księgowych związanych z jej prowadzeniem. Kwestie te zostały uregulowane w Ordynacji podatkowej.

Jak stanowi art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej wprowadza zasadę, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Należy zaznaczyć, że zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego (art. 5 Ordynacji podatkowej). Zatem strata nie jest zobowiązaniem podatkowym, jednak organy podatkowe mogą, w drodze decyzji, określić stratę, jeżeli poniesienie straty zgodnie z przepisami prawa podatkowego uprawnia do skorzystania z ulg podatkowych (art. 24 Ordynacji podatkowej). Zgodnie z obowiązującym stanowiskiem, strata może być określona do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona, czyli zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok zamknięty stratą. Bez znaczenia jest natomiast okoliczność, czy poniesiona strata zostanie rozliczona w następnych latach podatkowych, czy nie (por. uchwałę NSA z 6 listopada 2017 r., sygn. akt II FPS 3/17).

Odnosząc to do sytuacji przedstawionej przez podatnika, należy stwierdzić, że podatkową księgę za 2018 r. oraz dowody księgowe związane z jej prowadzeniem, podatnik miał obowiązek przechowywać do końca 2024 r. Przy czym wymaga podkreślenia, że wniosek ten jest właściwy, jeżeli w sprawie nie zaistniały okoliczności przewidziane w art. 70-70e Ordynacji podatkowej skutkujące tym, że bieg terminu przedawnienia nie rozpoczął się, został zawieszony lub przerwany. Podatnik musi też rozważyć, czy nie zachodzą inne przesłanki obligujące go do dłuższego przechowywania dokumentacji podatkowej, wynikające z ustaw szczególnych.