Spis z natury w formie elektronicznej

Prowadzę firmę handlową. Chcę zmienić formę sporządzania spisu z natury na elektroniczną. Czy taki spis trzeba będzie drukować, czy wystarczy jego przechowywanie na nośnikach elektronicznych?

Spis z natury można sporządzać i przechowywać w formie elektronicznej, o ile będą zachowane określone wymogi.

Obowiązek sporządzania spisu z natury nakłada na podatników prowadzących działalność gospodarczą rozporządzenie. Z § 25 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia wynika, że spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Powinien też zawierać określone dane. Przepisy nie odnoszą się natomiast do formy, w jakiej spis powinien być sporządzony. W tej sytuacji należy uznać, że dopuszczalna jest forma papierowa i elektroniczna. Jeżeli podatnik zdecyduje się na formę elektroniczną, to - uważamy, że - przez analogię do § 28 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia, powinien zapewnić przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

W kontekście omawianego zagadnienia na uwagę zasługuje również, że koniecznym elementem spisu z natury są podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników). Wobec spisu sporządzanego w formie papierowej uzasadnione jest rozumienie terminu "podpis" jako podpisu odręcznego. Z kolei w odniesieniu do sporządzanego w formie elektronicznej za dopuszczalną należy uznać, naszym zdaniem, możliwość jego podpisywania "podpisem elektronicznym", który także może mieć różną postać. Przykładowo akceptowana jest praktyka podpisywania elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej na potrzeby rozliczenia kosztów z tytułu używania samochodów osobowych przez pracowników w celach służbowych (art. 23 ust. 5 w związku z ust. 1 pkt 36 updof) podpisem elektronicznym stanowiącym kombinację "login + hasło", która pozwala na identyfikację osoby składającej ten podpis (por. interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 września 2023 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.373.2023.1.AS). Można więc przyjąć, że jeżeli spis z natury będzie sporządzony w formie elektronicznej, przy zachowaniu trwałości i niezmienności danych, a także zastosowany zostanie wypracowany system podpisywania takiego dokumentu podpisem elektronicznym, to drukowanie tego dokumentu nie będzie konieczne.