Terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów

Podstawowym terminem inwentaryzacji, wynikającym z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację za 2025 r. należy więc przeprowadzić na 31 grudnia 2025 r.

Z treści art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości wynika, iż nie narusza obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzenie jej w odniesieniu do:

1) składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy - w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego,

2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu 2 lat,

3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - raz w ciągu 4 lat,

4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku,

5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - raz w roku.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Jak wynika z ww. art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, w jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację większości składników aktywów inwentaryzowanych drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald można było rozpocząć już 1 października 2025 r., a zakończyć trzeba do 15 stycznia 2026 r. W poniższej tabeli przedstawiono, jakie składniki aktywów mogą być inwentaryzowane w tym okresie.

Należy pamiętać, że jeżeli jednostka rozpocznie inwentaryzację ww. aktywów w ostatnim kwartale roku, np. w październiku 2025 r., to stan tych aktywów ustalony drogą spisu z natury (np. towarów) lub potwierdzenia sald (np. należności) podlega korekcie o przychody (korekta in plus) i rozchody (korekta in minus) jakie nastąpiły między przeprowadzoną na określony dzień inwentaryzacją a datą, na którą ustalono stan zapasów według ksiąg rachunkowych. Natomiast w przypadku, gdy jednostka przeprowadzi inwentaryzację po dniu bilansowym, tj. w ciągu 15 dni następnego roku obrotowego (np. w styczniu 2026 r.), to stan stwierdzony podczas inwentaryzacji podlega korekcie o przychody (korekta in minus) oraz rozchody (korekta in plus), jakie miały miejsce między dniem bilansowym a dniem spisu z natury lub potwierdzenia sald. Przy czym w takiej sytuacji stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (por. art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).