Osoby przeprowadzające inwentaryzację

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki. W przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości możliwe jest zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji firmie zewnętrznej. W takiej sytuacji również kierownik jednostki pozostaje odpowiedzialny za spis z natury.

Kierownik jednostki odpowiedzialny jest m.in. za powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: datę przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych), nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników. Obowiązkiem kierownika jednostki jest także powiadomienie biegłego rewidenta o ww. terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu Przypominamy, że jednostki zobowiązane do badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy powinny zawrzeć z firmą audytorską umowę o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych (por. art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

Jednym z zadań kierownika jednostki jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej - stałej lub przeznaczonej do przeprowadzenia określonego zadania. Kierownik wyznacza także przewodniczącego tej komisji. Funkcję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej może pełnić sam kierownik jednostki.

Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do zorganizowania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jej przeprowadzenia, a następnie wyjaśnienia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Komisja ta ma obowiązek również przedłożyć kierownikowi jednostki propozycję sposobu rozliczenia tych różnic. Czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej. Członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych są pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym i zasady przeprowadzania spisu z natury. Co istotne, w skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej 2 osoby, które mają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. W jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Ważne jest także to, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie powinny być osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
• niebędące w stanie - z innych względów - zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Nad rzetelnym i poprawnym wykonywaniem czynności spisowych czuwa kontroler spisowy, którego wyznacza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej spośród członków tej komisji. Przewodniczący może wyznaczyć jednego lub kilku kontrolerów spisowych. W razie stwierdzenia, że czynności spisowe nie są dokonywane poprawnie, kontroler spisowy jest uprawniony do zarządzenia ich ponownego przeprowadzenia.