Organizacyjne przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury
Zanim jednostka przystąpi do przeprowadzenia inwentaryzacji, powinna się do niej odpowiednio przygotować. Przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:
a) ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu (por. pkt 34 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów),
b) wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,
c) określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych - własny personel lub podmiot zewnętrzny; członków zespołów spisowych, w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,
d) zapewnienie wyposażenia spisujących w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,
e) zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.
Ważne jest, aby właściwie wyznaczyć pola spisowe, co ułatwi przeprowadzenie inwentaryzacji. Pole spisowe to całość lub ściśle określona, z podaniem numeru i/lub nazwy, część jednostki (magazyn, składowisko, hala, sklep lub wyodrębnione ich części), w której znajdują się zapasy powierzone osobie odpowiedzialnej. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:
a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,
b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania,
c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.
Polom spisowym nadaje się określone nazwy i/lub numery w celu ich zidentyfikowania. Jeżeli miejsce składowania zapasów zajmuje dużą powierzchnię, to wskazane jest, aby je podzielić na dwa lub więcej pól spisowych. Takie pola można zaznaczyć liniami narysowanymi, np. farbą lub kredą, aby wyraźnie je wyodrębnić. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób.
Istotne jest także, aby odpowiednio przygotować zapasy do spisu. Przygotowanie zapasów do spisu z natury może przebiegać według poniższej listy kontrolnej (por. pkt 42-43 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).
| Czynności związane z przygotowaniem zapasów do spisu z natury | |
| Etap 1 | Zobowiązanie przez kierownika jednostki osób do przygotowania zapasów do spisu z natury, znajdujących się na danym polu spisowym (zobowiązanie takie zamieszczane jest w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji) |
| Etap 2 | Posegregowanie zapasów według asortymentów, łączenie - w miarę możliwości - jednakowych rodzajowo asortymentów składowanych w różnych miejscach danego pola, formowanie w bryły składników sypkich, wydzielenie zapasów obcych, wyodrębnienie i odpowiednie oznaczenie zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych i nieprzydatnych); warto dodać, że jednostki, stosujące magazynowe systemy informatyczne z automatyczną lokalizacją zapasów, mogą zrezygnować z porządkowania według asortymentów tych zapasów na potrzeby spisu z natury, pod warunkiem, że system wskazuje miejsca ich składowania |
| Etap 3 | Sprawdzenie czytelności oznakowania zapasów, jeżeli stosowany jest system ich znakowania |
| Etap 4 | Sprawdzenie, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe; jeżeli nie, to podejmowane są odpowiednie działania |
| Etap 5 | Przekazanie księgowemu w przeddzień spisu przez osoby odpowiedzialne za spisywanie zapasów oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu |
Terminarz
DRUKI
Darmowe druki aktywne
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
| ||||||||||||
|
||||||||||||