Spis z natury jako podstawowa metoda inwentaryzacji środków trwałych i jego udokumentowanie

Spis z natury to podstawowa metoda inwentaryzacji środków trwałych, polegająca na liczeniu i pomiarach środków trwałych. Niekiedy podczas spisu z natury stosowane są specjalistyczne metody pomiaru - jak np. metoda geodezyjna, przydatna do oceny stanu technicznego inwentaryzowanego majątku (konstrukcji przeciwpowodziowych, mostów itp.). Uzyskane wyniki mogą stanowić przesłankę do ustalenia odpisów z tytułu utraty wartości lub do podjęcia w przyszłości działań remontowych lub modernizacyjnych środków trwałych (por. pkt 10.12-10.13 KSR nr 11).

Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych (zwanych także arkuszami spisu z natury lub formularzami spisowymi). W celu ustalenia zasad wypełniania arkusza spisu z natury środków trwałych można skorzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów. Z pkt 65 tego stanowiska wynika, że zespół spisowy ujmuje bieżąco wyniki dokonanych w toku spisu z natury pomiarów stanu poszczególnych składników w arkuszach spisowych. Arkusz spisowy powinien zawierać m.in. takie dane jak: nazwa jednostki, numer kolejny arkusza, data spisu oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia spisu, skład zespołu spisowego. Podczas czynności spisowych w tabeli z polami arkusza spisowego zamieszcza się np. liczbę porządkową spisywanego składnika, identyfikację spisywanego składnika (nazwę, symbol, kod), stan ilościowy. Po zakończeniu czynności spisowych, pod ostatnią pozycją arkusza spisowego dotyczącego danego pola spisowego wpisuje się treść: "Spis zakończono na pozycji ..." z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją. Jeśli dokonywano poprawek to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji: "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach ...". Arkusz spisu z natury podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego, a także osoba odpowiedzialna lub osoba ją reprezentująca. W przypadku gdy osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Uwaga: Przepisy nie precyzują, w ilu egzemplarzach należy sporządzać arkusze spisowe. Przyjmuje się, że ilość egzemplarzy arkuszy spisowych w danej jednostce zależy od jej wewnętrznych uregulowań. W praktyce najczęściej są wystawiane dwa egzemplarze - jeden przekazywany jest do działu finansowo-księgowego, a drugi otrzymuje osoba materialnie odpowiedzialna.

Przed przystąpieniem zespołów spisowych do czynności inwentaryzacyjnych wydaje się im odpowiednią liczbę opieczętowanych i ponumerowanych formularzy spisowych. Jeżeli spis trwa dłużej niż jeden dzień, na koniec każdego kolejnego dnia zaznacza się w arkuszu spisowym pozycję, na której zakończono spis. Zespół spisowy deponuje arkusze spisowe u przewodniczącego komisji lub wyznaczonego przez niego członka komisji. Po zakończeniu czynności spisowych danego dnia, zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem wymagają pola spisowe, na których następnego dnia będzie kontynuowany spis. Po zakończeniu spisu na danym polu spisowym przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub członkowi komisji przez niego wyznaczonego zwraca się wszystkie formularze spisowe, tj. wykorzystane i niewykorzystane, w tym błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione). Przewodniczący komisji rozlicza z wykorzystaniem zestawienia kontrolnego zwrócone arkusze spisowe, jak również sprawdza ich kompletność i poprawność (por. pkt 77 i 78 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Ze stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów wynika również, że każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy. W przypadku gdy system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, powinny być zachowane wymagania opisane w pkt 65 ww. stanowiska. Niemniej posługiwanie się w czasie spisu z natury arkuszami spisowymi z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów może wpływać ujemnie na poprawność przeprowadzenia spisu, gdyż najczęściej następuje on według wynikającej z arkuszy kolejności składników, co przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury. Jednostka powinna rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu.

Dodajmy, że arkusze spisowe mogą być też sporządzane w formie elektronicznej, na przykład w arkuszu kalkulacyjnym, jeżeli spełnione są następujące warunki (por. pkt 71 ww. stanowiska):

a) zapisy uzyskują trwale czytelną postać podczas rejestrowania stanu zapasów stwierdzonego drogą spisu z natury,

b) możliwe jest ustalenie osoby, która wprowadziła zapisy do dokumentów spisowych albo dokonała ich modyfikacji,

c) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia ustalonych drogą spisu z natury danych oraz kompletności i integralności (nienaruszalności) zapisów,

d) dane źródłowe są odpowiednio chronione; jest zapewniona ich niezmienność przez wymagany okres przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Z pkt 10.14-10.16 KSR nr 11 wynika również, że zespoły przeprowadzające inwentaryzację drogą spisu z natury mogą dysponować danymi z ewidencji księgowej (np. kartami obiektów środków trwałych), gdyż ogranicza to niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów. Co więcej podczas spisu odnotowania wymaga każda niekompletność obiektu inwentarzowego lub - przeciwnie - wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne niewykazane w ewidencji, fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia, lub stan odbiegający od stanu jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku. Ponadto podczas spisu nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia.