Rozstrzygnięcie wątpliwości dotyczących inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald

Inwentaryzację należności przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, czyli tzw. metodą potwierdzenia sald (por. art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości nie określa jednak zasad przeprowadzania takiej inwentaryzacji, stąd zagadnienie to nadal budzi wiele wątpliwości. Dodajmy, że wskazówki na ten temat można znaleźć w stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez naszych Czytelników w kwestii inwentaryzacji należności przeprowadzanej metodą potwierdzenia sald.

Czy wszystkie należności inwentaryzuje się metodą potwierdzenia sald?

Metodą potwierdzenia sald inwentaryzuje się należności z tytułu dostaw i usług, z tytułu udzielonych pożyczek oraz inne należności. Przy czym nie inwentaryzuje się tą metodą należności spornych i wątpliwych, należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. Takie należności inwentaryzuje się bowiem drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości, czyli tak zwaną metodą weryfikacji (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Jakich czynności należy dokonać przed przeprowadzeniem inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald?

Według pkt 8 stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald, jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia. Jednostka ustala, które należności są nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane - w podziale na terminy opóźnienia, należności sporne oraz dochodzone na drodze sądowej. Do obowiązków jednostki należy także ustalenie kwoty wymaganej zapłaty należności, którą zamieszcza się na potwierdzeniu salda. Kwota wymaganej zapłaty to kwota należności głównej wraz z naliczonymi na dzień uzgodnienia odsetkami, karami umownymi oraz zasądzonymi kosztami postępowania sądowego. W świetle definicji kwoty wymaganej zapłaty zawartej w pkt 3 lit. g) stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, kwota wymaganej zapłaty to wartość należności ustalona na dzień jej rozliczenia lub na dzień bilansowy, jako:

• wartość należności na dzień początkowego ujęcia w księgach rachunkowych (wartość nominalna),
• minus otrzymane do dnia rozliczenia/dnia bilansowego spłaty, przedpłaty wniesione przez kontrahentów, przyznane kontrahentom zmniejszenia ceny (w formie różnych rodzajów rabatów, uznanych reklamacji),
• plus naliczone na dzień rozliczenia/dzień bilansowy: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie w zapłacie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

Podstawowym terminem rocznej inwentaryzacji jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. Czy inwentaryzację należności metodą potwierdzenia sald można jednak rozpocząć przed zakończeniem roku obrotowego?

Generalnie inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Przy czym termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację m.in. należności drogą potwierdzenia sald rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku (por. art. 26 ust. 1 oraz art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Według stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, inwentaryzację rozrachunków z kontrahentami można przeprowadzić na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Zatem w jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należności metodą potwierdzenia sald za 2025 r. można było rozpocząć już 1 października tego roku, a zakończyć należy do 15 stycznia 2026 r. Przy czym wskazany przez ustawodawcę termin zakończenia do 15 stycznia 2026 r. oznacza, że do tego dnia jednostka powinna co najmniej wysłać kontrahentom potwierdzenia sald.

Należy pamiętać, że stan należności, ustalony w drodze potwierdzenia sald przed ostatnim dniem roku obrotowego, podlega korekcie o zwiększenia (czyli korekcie in plus) i zmniejszenia (czyli korekcie in minus), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu należności według ksiąg rachunkowych. Z kolei stan należności ustalony w drodze potwierdzenia sald po ostatnim dniu roku obrotowego, do 15 dnia następnego miesiąca kolejnego roku obrotowego, podlega korekcie o zwiększenia (czyli korekcie in minus) i zmniejszenia (czyli korekcie in plus), które nastąpiły w nowym roku obrotowym, w celu porównania ze stanem należności wynikającym z ksiąg rachunkowych. Przykładowo uzgadniając saldo na koniec listopada trzeba pamiętać, że w bilansie wykazuje się kwotę należności na dzień bilansowy - czyli w sytuacji gdy rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy - na 31 grudnia tego roku. W takim przypadku trzeba więc ustalić, o jaką kwotę zmieniły się należności między dniem potwierdzenia salda a dniem 31 grudnia.

Jak w praktyce powinna wyglądać procedura potwierdzenia sald?

Potwierdzenie sald odbywa się w formie pisemnej. Według stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, procedura potwierdzenia sald polega na wysłaniu do kontrahenta dwóch egzemplarzy pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), z prośbą o potwierdzenie wysokości i składowych salda należności poprzez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. Na wezwaniu do potwierdzenia salda widnieje kwota wymaganej zapłaty należności wraz ze składowymi salda należności. Jeżeli kontrahent stwierdzi różnice w wysokości salda należności lub jego składowych, to wyszczególnia je na egzemplarzu, który odeśle do jednostki. Wezwanie do potwierdzenia sald może zostać wysłane do kontrahenta drogą elektroniczną np. na elektroniczną pocztę, jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez kontrahentów uzgodniona. W przypadku gdy w ciągu roku obrotowego wystąpiły z danym kontrahentem istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty, to należy wówczas uzgodnić także salda zerowe należności.

Czy na druku "Potwierdzenie salda" można zamieścić klauzulę mówiącą o tym, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w tym druku, zostanie uznany za potwierdzenie salda należności?

Przepisy bilansowe nie przewidują stosowania tak zwanego milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda informacji, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu, zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności przedstawionej na wezwaniu. Z treści stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami wynika, iż brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet gdy jednostka zamieści na wezwaniu taką klauzulę, oznacza że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.

Czy niewielkie salda należności trzeba również potwierdzać w ramach inwentaryzacji?

Przepisy ustawy o rachunkowości nie przewidują możliwości odstąpienia od inwentaryzacji sald należności ze względu na ich wysokość. Z prawa bilansowego wynika jedynie, że w uzasadnionych przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald i dokonać inwentaryzacji metodą weryfikacji (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Ustawodawca nie podaje przy tym listy przypadków uzasadnionych i pozostawia interpretację tego pojęcia przez samą jednostkę.

Czy w stosunku do należności wyrażonych w walutach obcych potwierdzenie sald tych należności odbywa się w jakiś szczególny sposób?

Jak wynika ze stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, jednostka inwentaryzuje rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi według tych samych zasad, co rozrachunki w walucie polskiej, przy czym uzgodnienie sald odbywa się w walucie obcej.

Kto zobowiązany jest do podpisania wysyłanych przez wierzyciela potwierdzeń sald, jak i odpowiedzi na te wezwania?

Zarówno wysyłane przez wierzycieli do dłużników prośby o potwierdzenie sald, jak i odpowiedzi dłużnika powinny być podpisane przez upoważnioną do tego osobę. Taką osobą jest kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba, np. główna księgowa. Szczególnie istotne jest to, kto potwierdził saldo jako dłużnik. Niekiedy bowiem podpisanie potwierdzenia salda może być traktowane jako uznanie roszczenia przerywającego bieg przedawnienia.