Procedura rozliczenia wyników spisu z natury według stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów

Ustawa o rachunkowości określa metody inwentaryzacji, terminy oraz częstotliwość jej przeprowadzenia. Wymaga również, by przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, natomiast ujawnione w toku inwentaryzacji różnice wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Nie zawiera jednak szczegółowych wytycznych w zakresie technik przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników. Wyjaśnienie problemów merytorycznych i organizacyjnych powstających przy inwentaryzacji zawiera stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów.

Poniżej przedstawiamy etapy rozliczenia spisu z natury, opracowane na podstawie pkt 81 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów.

W świetle wyjaśnień zawartych w pkt 87 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, to księgowy porównuje wykazane w arkuszach spisowych lub zestawieniach zbiorczych stany wynikające ze spisu z natury ze stanami z ewidencji księgowej przeniesionymi do arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych. Różnice inwentaryzacyjne, wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi księgowej ewidencji zapasów, pogrupowane według rodzajów zapasów i osób za nie odpowiedzialnych, księgowy przenosi z arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych (szkody). Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia. Jeżeli porównanie stanów zapasów ustalonych drogą spisu z natury ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej nie wykazało różnic, księgowy informuje o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (por. pkt 95 ww. stanowiska).

Po wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, w tym jakościowych, komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawierający umotywowane wnioski, co do sposobu rozliczenia każdej różnicy inwentaryzacyjnej i przedstawia go kierownikowi jednostki. Do protokołu dołącza się zestawienia różnic ilościowych i jakościowych lub zestawienia zbiorcze. Osobą, która rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji, wprowadzając uprzednio ewentualne zmiany, po zapoznaniu się z opinią księgowego, a w razie potrzeby także radcy prawnego - jest kierownik jednostki. Następnie, na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych, pod datą spisu, nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (por. pkt 107-109 ww. stanowiska).