Rodzaje różnic ujawnionych w toku inwentaryzacji

W myśl definicji zawartej w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów, różnice inwentaryzacyjne to stwierdzone podczas spisu z natury różnice między stanami rzeczywistymi określonych składników zapasów a ich stanami wykazanymi w bieżącej ewidencji księgowej, wymagające wyjaśnienia i rozliczenia. Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów, dzielonych na pozorne i usprawiedliwione (uzasadnione) oraz nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), a także podobnie traktowanych szkód, spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów oraz nadwyżek. Rozpatrując przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych, komisja inwentaryzacyjna, w pierwszej kolejności ustala, czy różnice te nie są pozorne. Różnice pozorne, zarówno niedobory, jak i nadwyżki mogą powstać wskutek błędów i pomyłek w dokumentach obrotu zapasami lub w ewidencji księgowej, a także błędów popełnionych podczas czynności spisowych, na przykład wskutek pominięcia albo podwójnego ujęcia jakiegoś składnika bądź błędu w pomiarze. Różnica pozorna może też wynikać z pomyłki przy wycenie wyników spisu. Szczególnym rodzajem różnic pozornych są zapasy nieobjęte spisem z natury ze względu na to, że znajdują się poza jednostką, a fakt ten nie został odnotowany w ewidencji księgowej. Ze względu na różnorodność przyczyn i miejsc powstania różnic pozornych różne są sposoby na ich sprostowanie. Różnice pozorne spowodowane błędami w ewidencji księgowej wymagają ujęcia korekty tych błędów w księgach rachunkowych. Z kolei różnice pozorne powstałe podczas spisu z natury bądź wyceny spisu mogą wymagać przeprowadzania powtórnego spisu niektórych składników i sprostowaniu na protokołach inwentaryzacyjnych.

W księgach rachunkowych ujawnione w toku inwentaryzacji różnice w postaci niedoborów i nadwyżek, do czasu ich rozliczenia, ujmuje się na kontach:

⃞   24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód",

⃞   24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek".

W jednostkach, które prowadzą ewidencję zapasów w cenach różniących się od cen zakupu (nabycia) lub kosztu wytworzenia, równowartość zaksięgowanego niedoboru/nadwyżki należy skorygować o odchylenia od cen ewidencyjnych tych składników.

Zwracamy uwagę, że w jednostkach produkcyjnych sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat oraz prowadzących ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 przeksięgowanie wartości niedoboru wyrobów gotowych z konta 60-0 na konto 24-1 powoduje "wyjście" kosztów z kręgu. Koszty, które "wyszły" poza krąg kosztów, ujęte wcześniej na kontach zespołu 4 i 5, ewidencjonuje się na kontach 79-0 "Obroty wewnętrzne" oraz 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych".

Ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory oraz nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Oznacza to, że konta 24-1/0 oraz 24-1/1 nie powinny na koniec roku obrotowego (tj. na dzień bilansowy) wykazywać salda.