Rozliczenie niedoborów usprawiedliwionych

Jak wynika z pkt 100 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, niedobory usprawiedliwione (uzasadnione) to niedobory powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych. Koszty działalności operacyjnej jednostki obciążają niedobory usprawiedliwione w postaci ubytków naturalnych, wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych, takich jak wysychanie, ulatnianie, parowanie, wykruszanie, stłuczka lub inne zjawiska o podobnym charakterze, przy czym powinny się one mieścić w granicach norm ubytków naturalnych określonych we właściwych przepisach, np. w sprawie maksymalnych norm dopuszczalnych ubytków wyrobów akcyzowych lub norm przyjętych zwyczajowo, ustalonych przez kierownika jednostki. Do niedoborów usprawiedliwionych obciążających koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki zalicza się także niedobory powstałe przy kompletacji dostaw i sprzedaży oraz wskutek nieudokumentowanych rozchodów, kradzieży w sklepach samoobsługowych, a także ubytki usprawiedliwione przekraczające normy.

Rozliczenia niedoboru uznanego za ubytki naturalne dokonuje się w księgach, zapisem po stronie Wn konta zespołu 4 lub 5 lub konta 70-1 "Koszt sprzedanych produktów", 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)", w korespondencji ze stroną Ma konta 24-1/0.

W jednostkach produkcyjnych sporządzających porównawczy rachunek zysków i strat oraz stosujących konta zespołu 4 i 5, niedobory wyrobów gotowych obciążające konto 70-1 (w sytuacji gdy przy ich wyksięgowaniu z konta 60-0 na konto 24-1/0 zastosowano konta obrotów wewnętrznych) wskazane jest wyksięgować zapisem po stronie Wn konta 70-1, w korespondencji ze stroną Ma konto 79-1 oraz równoległym zapisem po stronie Wn konta 79-0, w korespondencji ze stroną Ma konta 24-1/0.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka produkcyjna prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w cenach zakupu, koszty działalności podstawowej ujmuje na kontach zespołu 4 i 5, a rachunek zysków i strat sporządza w wariancie kalkulacyjnym.
2. W wyniku spisu z natury materiałów przeznaczonych do produkcji stwierdzono ich niedobór. Stan materiałów ustalony drogą spisu z natury wynosił: 24.200 zł, a według ewidencji księgowej wynosił: 24.500 zł. Niedobór wyniósł: 300 zł.
3. Komisja inwentaryzacyjna podczas wyjaśniania przyczyn niedoboru ustaliła, iż mieści się on w granicach norm ubytków naturalnych przyjętych przez jednostkę i jest wynikiem procesu fizykochemicznego jakim jest wysychanie. Wartością niedoboru zaproponowano obciążyć koszty podstawowej działalności operacyjnej. Kierownik jednostki zatwierdził wniosek komisji inwentaryzacyjnej.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Istotnym jest, że w odniesieniu do składników zapasów, których stan określa się za pomocą pomiaru szacunkowego oraz składników o określonych cechach fizykochemicznych, np. podatnych na wilgoć, jednostka może wyznaczyć dopuszczalne granice różnic inwentaryzacyjnych niewymagających wyjaśnienia tzw. różnice nieistotne. Przykładowo, w przypadku surowca drzewnego (belek, desek) za nieistotne uznaje się rozbieżności między stanem ustalonym drogą spisu z natury a stanem wynikającym z ewidencji księgowej, jeżeli mieszczą się w przedziale ustalonym dla tej grupy zapasów. W takim przypadku stan ewidencyjny uznaje się za zgodny z rzeczywistością, a rozbieżność za niebyłą i nie wykazuje się jej, ani nie rozlicza (por. pkt 99 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów).

Niedobory spowodowane mniejszym przychodem niż zafakturowany, czego nie ujawniono przy odbiorze oraz niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi, takimi jak pożar, powódź, wichura, zalanie, kradzież, ujmuje się jako pozostałe koszty operacyjne. Rozliczenie takiego niedoboru księguje się po stronie Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" w korespondencji ze stroną Ma konta 24-1/0.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa prowadzi ewidencję ilościowo-wartością towarów, które wycenia w cenach zakupu.
2. W wyniku spisu z natury towarów w ramach rocznej inwentaryzacji stwierdzono niedobór towaru. Stan towaru ustalony w drodze spisu z natury wynosił: 30.000 zł, a według ewidencji księgowej wynosił: 34.000 zł. Niedobór wyniósł: 4.000 zł.
3. W toku postępowania wyjaśniającego okazało się, iż niedobór dotyczy towaru, który uległ zniszczeniu w wyniku zalania, co zostało udokumentowane protokołem zniszczenia, a szkodę zgłoszono do firmy ubezpieczeniowej. Informacji o tym zdarzeniu nie posiadał jednak dział księgowości. Decyzją kierownika jednostki niedobór uznano za usprawiedliwiony i odniesiono w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: