Rozliczenie niedoborów nieusprawiedliwionych

W świetle stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, niedobory nieusprawiedliwione to niedobory powstałe wskutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania. Wśród niedoborów zawinionych można wyróżnić niedobory bezsporne, gdy osoba odpowiedzialna wyraża zgodę na ich pokrycie. Są one odnoszone w ciężar rozrachunków z pracownikami oraz niedobory sporne, jeżeli osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie.

W ramach niedoborów spornych wyróżnia się niedobory dochodzone oraz niedochodzone. Niedobory dochodzone powstają, gdy roszczenie o zwrot szkody w wysokości poniesionej straty wobec osoby uznanej za winną zostaje skierowane na drogę postępowania sądowego. Powstają wówczas roszczenia sporne, od których dokonuje się odpisów aktualizujących. W przypadku niedoborów niedochodzonych kierownik jednostki rezygnuje z wystąpienia na drogę sądową, godząc się z poniesieniem straty. Może jednocześnie zastosować wobec osoby odpowiedzialnej sankcje (np. upomnienie, pozbawienie premii, odwołanie z funkcji, wypowiedzenie). Niedobór uznany za niedochodzony odpisuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Decyzję, czy dany niedobór zostanie zaliczony do dochodzonych lub niedochodzonych podejmuje kierownik jednostki.

Jeśli przez kierownika jednostki zostanie podjęta decyzja o obciążeniu osoby materialnie odpowiedzialnej wartością niedoboru, to wartość tę kierownik jednostki może ustalić według cen wynikających z ewidencji księgowej lub wyższych bądź niższych od tych cen. Z reguły kwotę roszczenia ustala się w wartości rynkowej, za jaką utracony składnik aktywów można zakupić. Kwotę roszczenia w wysokości określonej przez kierownika jednostki odnosi się na stronę Ma konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne", w korespondencji z kontem 23-4.

Przykład

I. Założenia:

1. Podczas inwentaryzacji stwierdzono niedobór materiału o wartości według ceny nabycia: 3.000 zł. Niedobór został uznany za powstały z winy pracownika.
2. Kierownik jednostki podjął decyzję o niedochodzeniu niedoboru od pracownika.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Zwracamy uwagę na kwestię korekty VAT naliczonego w przypadku niedoboru towarów. Organy podatkowe oraz sądy stoją bowiem na stanowisku, iż tylko właściwie udokumentowane i udowodnione niedobory naturalne lub niezawinione nie wywołują skutków w VAT (por. m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 stycznia 2023 r., sygn. akt I FSK 1615/18). W sytuacji bowiem, gdy z przyczyn od podatnika zależnych (m.in. w przypadku niedoborów zawinionych) nie dochodzi do wykorzystania nabytych towarów do działalności opodatkowanej, prawo podatnika do odliczenia VAT zostaje utracone. W takim przypadku odliczona kwota podatku z tytułu nabycia towarów (materiałów), które ostatecznie nie zostały wykorzystane do działalności opodatkowanej, powinna być skorygowana na podstawie art. 91 ust. 7d ustawy o VAT.

W księgach rachunkowych korektę VAT naliczonego z powodu powstania niedoboru zawinionego ujmuje się zapisem po stronie Wn konta 76-1, w korespondencji ze stroną Ma konta 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie".