Różnice ujawnione podczas inwentaryzacji przeprowadzonej drogą potwierdzenia sald

Szczegółowo procedurę potwierdzania sald opisuje stanowisko w sprawie rozrachunków z kontrahentami. W świetle wyjaśnień tam zawartych, w wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka powinna wyjaśnić, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia oraz ująć, jeżeli uznała korekty salda za zasadne, w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.

Jeżeli informacje wykazane na potwierdzeniu salda nie są zgodne z księgami dłużnika, to powinien on powiadomić wierzyciela o tym, które pozycje są niezgodne i z jakich powodów. Dłużnik może np. na odcinku "B" druku "Potwierdzenie salda", który odsyła do wierzyciela, umieścić adnotację "saldo niezgodne", a informacje o różnicach załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku z własnego systemu finansowo-księgowego.

Przykład

I. Założenia:

1. "ABC" spółka z o.o. przeprowadziła inwentaryzację należności w drodze potwierdzenia sald na 30 listopada 2025 r., dokonując wcześniej weryfikacji salda kont rozrachunkowych. Od spółki "Alfa" otrzymała 9 grudnia 2025 r. odcinek "B" potwierdzenia salda z informacją, iż saldo jest niezgodne, bowiem spółka nie dysponuje notą 24/2025 na kwotę: 190 zł, wymienioną na potwierdzeniu salda.
2. Spółka "ABC" ponownie zweryfikowała zapisy na koncie rozrachunkowym ze spółką "Alfa" i stwierdziła, iż nota księgowa 24/2025 dotyczy kontrahenta "XY". W związku z tym dokonała odpowiedniego przeksięgowania między kontami rozrachunkowymi.

II. Odcinek "B" druku "Potwierdzenie salda" z adnotacją o niezgodności salda:

III. Dekretacja:

IV. Księgowania:

W praktyce częstą przyczyną niezgodności jest rozbieżność czasowa, która może polegać na ujęciu faktury w księgach wierzyciela w innym okresie sprawozdawczym niż w księgach dłużnika. Może to mieć miejsce również w przypadku płatności za daną fakturę, która następuje na koniec miesiąca, a na rachunek bankowy wierzyciela wpłata wpływa w następnym okresie sprawozdawczym. Salda takie, po uzgodnieniu momentu faktycznego ich ujęcia w księgach kontrahenta, należy uznać za potwierdzone (zgodne).

Niezgodność może wynikać również z tego, że dłużnik nie posiada faktury. W takim przypadku wierzyciel wystawia duplikat faktury oraz ponownie wysyła prośbę o potwierdzenie salda. Niekiedy przyczyną niezgodności sald może być ujęcie w księgach należności lub płatności na niewłaściwym koncie rozrachunkowym. Takie nieprawidłowości wymagają dokonania zapisów korygujących w księgach rachunkowych.

Niepotwierdzone salda należności wymagają inicjatywy po stronie wierzyciela. Jednostka powinna się bowiem spodziewać, że część sald pozostanie bez odpowiedzi. Potwierdzenia sald, które wracają do jednostki jako "zwroty" z poczty mogą sygnalizować, że istnieją problemy z ich dostarczeniem, np. błędy w adresie, czy zmiany adresu. Salda pozostawione bez odpowiedzi wskazane jest monitorować poprzez m.in. powtórne wysłanie potwierdzenia sald drogą elektroniczną lub tradycyjną, bądź próby nakłonienia kontrahenta telefoniczne do spełnienia naszej prośby, szczególnie w przypadku znaczących dla jednostki kwot należności.

Jeśli przyczyną braku potwierdzenia salda należności nie są zwykłe pomyłki, które dział księgowości może wyjaśnić i rozliczyć, lecz spory, reklamacje (np. w odniesieniu do ilości, jakości, ceny dostaw) lub różnego rodzaju roszczenia (np. o rabaty), to mogą one powodować uznanie należności na dzień bilansowy za sporną i uzasadniać utworzenie odpisu aktualizującego w księgach rachunkowych.

Według stanowiska w sprawie rozrachunków z kontrahentami, jeżeli kontrahent we wskazanym przez jednostkę terminie nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, to przeprowadza się inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (tzw. inwentaryzacje drogą weryfikacji).