Metody ujmowania kosztów

Jestem początkującym przedsiębiorcą. Słyszałem, że istnieją różne metody ujmowania kosztów uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Jakie to są metody i czy istnieje możliwość zmiany stosowanej metody?

Przepisy określają dwie metody ewidencji kosztów w podatkowej księdze, tj. uproszczoną i memoriałową, dając podatnikom możliwość wyboru w tym zakresie. Zmiana stosowanej metody ewidencji kosztów jest możliwa z początkiem roku podatkowego.

W świetle przepisów ustawy o PIT dotyczących rozliczania kosztów uzyskania przychodów, podatnicy prowadzący podatkową księgę mogą ewidencjonować tego rodzaju koszty przy zastosowaniu jednej z dwóch metod, tj. metody:

• uproszczonej, określonej w art. 22 ust. 4 updof, która zakłada, że koszty uzyskania przychodów są potrącalne zasadniczo w dacie poniesienia, lub
   
• memoriałowej, określonej w art. 22 ust. 5-5c i 6 updof, zgodnie z którą koszty podatkowe bezpośrednio powiązane z przychodami są potrącalne generalnie w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów, a koszty pośrednie - w dacie ich poniesienia, chyba że dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku - wówczas rozlicza się je proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

Wybór metody ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów pozostaje w gestii podatników, ale zasady obowiązujące w ramach wybranej metody należy stosować konsekwentnie (stale) przez cały rok podatkowy. Tak więc w trakcie roku podatkowego zmiana metody ewidencji kosztów jest niedopuszczalna. Przyjmuje się natomiast, że zmiany metody ewidencji kosztów - z memoriałowej na uproszczoną lub odwrotnie - można dokonać z początkiem nowego roku podatkowego. Przy czym wybór metody ewidencji kosztów ani jej późniejsza zmiana nie wymaga powiadomienia urzędu skarbowego.

Należy zauważyć, że niezależnie od metody ewidencji kosztów podatnicy muszą m.in. wykazywać w księdze koszty zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia). Natomiast obliczając dochód na podstawie art. 24 ust. 2 updof, czyli z uwzględnieniem różnicy remanentu początkowego i końcowego, muszą m.in. wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów za dany rok podatkowy ujęte w księdze koszty (dotyczące zakupu lub wytworzenia składników majątku objętych remanentem), jeżeli w roku poniesienia tych kosztów nie uzyskano odpowiadających im przychodów.

W praktyce różnice w sposobie ewidencji kosztów dotyczą kosztów pośrednich, których stosujący metodę memoriałową nie ujmują w księdze w dacie ich poniesienia w tej części, w jakiej dotyczą one następnych lat podatkowych. Ponadto podatnicy stosujący metodę memoriałową, muszą odnieść do roku podatkowego, w którym uzyskali przychód koszty bezpośrednio związane z tym przychodem, które zostały poniesione po zamknięciu tego roku a przed terminem określonym do złożenia zeznania podatkowego (art. 22 ust. 5a pkt 2 updof).