Koszty z faktury otrzymanej w miesiącu następnym po miesiącu jej wystawienia

Podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencjonując w niej koszty metodą uproszczoną. Czy w sytuacji gdy faktury na usługi telekomunikacyjne są wystawiane z końcem danego miesiąca, a podatnik otrzymuje te faktury w miesiącu następnym, to koszty z nich wynikające może zaewidencjonować w księdze w miesiącu wpływu tych faktur?

W pewnych okolicznościach takie rozwiązanie może być zastosowane, gdyż nie powoduje zaniżenia podatku (zaliczki).

Prowadzenie podatkowej księgi metodą uproszczoną oznacza, że podatnik nie dzieli kosztów ponoszonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na związane i niezwiązane bezpośrednio z przychodami osiąganymi z tej działalności. Podatnika dotyczy wyrażona w art. 22 ust. 4 updof ogólna zasada potrącalności kosztów, w myśl której koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zgodnie z art. 22 ust. 6b updof, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się natomiast dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w podatkowej księdze.

Wspomniane zasady podatnik musi uwzględniać, wpisując do podatkowej księgi m.in. wydatki z tytułu nabycia usług telekomunikacyjnych. Wskazuje na to § 17 ust. 2 rozporządzenia.

Tym samym koszty usług telekomunikacyjnych wynikające z faktury podatnik powinien wpisać do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" pod datą wystawienia tej faktury. Termin otrzymania faktury nie stanowi bowiem przesłanki, która ma wpływ na moment rozliczenia kosztu. Oznacza to, że nawet jeżeli faktura zostanie podatnikowi dostarczona w miesiącu następującym po miesiącu, w którym została wystawiona, to powinien on ująć ją w rozliczeniu podatkowym za ten miesiąc, którego dotyczy udokumentowany koszt.

Zasadne wydaje się jednak, że w razie gdyby podatnik otrzymał fakturę po "zamknięciu" miesiąca, w którym została ona wystawiona (tj. po ustaleniu zaliczki na podatek za ten miesiąc), zaległy koszt można ująć w podatkowej księdze prowadzonej za bieżący miesiąc. Zapisu należy jednak dokonać pod datą wystawienia faktury (kolumna 2), a datę otrzymania faktury można odnotować w kolumnie 17. Zastosowanie takiego rozwiązania nie prowadzi do zaniżenia należności publicznoprawnych. Natomiast ze względu na to, że koszty (i przychody) w trakcie roku podatkowego są liczone narastająco, to w rozliczeniu za bieżący miesiąc i w rozliczeniu rocznym koszty podatkowe będą ustalone w prawidłowej wysokości.