Wynagrodzenia i składki ZUS

Czy w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń i składek ZUS pracowników oraz osób zatrudnionych w ramach zlecenia można wpisywać na podstawie (odpowiednio) list płac oraz rachunków do umów zlecenia, czy konieczne jest wystawianie dowodu wewnętrznego?

Listy płac oraz rachunki do umów zlecenia stanowią dowody, w oparciu o które można ewidencjonować w podatkowej księdze koszty wynagrodzeń w razie wypłaty należności w kasie. W przypadku zaś wypłat dokonywanych na rachunek bankowy, podstawą zapisów będą np. wyciągi bankowe. Także składki ZUS w części finansowanej przez płatnika mogą być udokumentowane wyciągiem bankowym. W żadnym przypadku nie jest natomiast zasadne wystawianie dowodów wewnętrznych na udokumentowanie tych kosztów.

Niewadliwe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga dokonywania w niej zapisów na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Za dowody księgowe uważa się m.in. dowody wewnętrzne. Tego rodzaju dokumenty mogą być jednak sporządzane na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących tylko niektórych kosztów (wydatków), których zamknięty katalog zawarty jest w § 14 ust. 2 rozporządzenia.

Nie ma zatem podstaw sporządzanie dokumentu w postaci dowodu wewnętrznego na udokumentowanie zapisów dotyczących kosztów wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców.

Z treści ust. 12 objaśnień do podatkowej księgi, zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, wynika, że wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto, wpisuje się w księdze w kolumnie 12 "wynagrodzenia w gotówce i w naturze" na podstawie:

• listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
   
• innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Ponadto ze wskazanych objaśnień wynika, że w kolumnie 12 księgi ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Przy czym brak jest określenia dowodów, na podstawie których należy je ująć w księdze. Trzeba jednak przyjąć, że wynagrodzenia z umów zlecenia można wpisywać do podatkowej księgi na podstawie:

• rachunku do umów zlecenia - w razie wypłaty należności w kasie,
   
• innego dowodu, np. wyciągu bankowego - w przypadku gdy wypłata dokonywana jest na rachunek bankowy zleceniobiorcy.

Sposób dokumentowania wynagrodzeń zależy więc od tego czy wypłata jest dokonywana w gotówce, czy bezgotówkowo.

Należy zauważyć, że w skład wynagrodzeń brutto, ujmowanych w kolumnie 12 podatkowej księgi, wchodzą składki ZUS w części finansowanej przez pracownika i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zatem składek tych i zaliczki nie ujmuje się odrębnie w księdze. Podobnie jest ze składkami ZUS i zaliczką (podatkiem) od wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych. Wynagrodzenia te bowiem również zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w kwocie brutto.

Natomiast składki ZUS w części finansowanej przez płatnika (tu: pracodawcę i zleceniodawcę) ujmuje się w księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Podstawą dokonania zapisu w księdze może być wyciąg bankowy - dokumentuje on bowiem operację zapłaty tych składek na rachunek bankowy ZUS.