Bilet za przejazd służbowy przedsiębiorcy

W celu podpisania umowy o współpracy podatnik odbył pociągiem podróż do miejscowości będącej siedzibą kontrahenta i z powrotem do miejsca swego zamieszkania. Czy bilet PKP może stanowić podstawę ujęcia kosztów przejazdu w podatkowej księdze?

Tak, w określonych okolicznościach bilet PKP może stanowić podstawę zapisu kosztu w podatkowej księdze.

Wyjazd przedsiębiorcy w celu podpisania z kontrahentem umowy o współpracy ma charakter służbowy, wiąże się bowiem z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszty przejazdu środkami komunikacji publicznej przedsiębiorca może zatem uznać za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 updof, zważywszy, że nie podlegają wykluczeniu z tych kosztów na podstawie art. 23 updof. Wpisanie takich wydatków do podatkowej księgi uzależnione jest jednak od prawidłowego udokumentowania ich poniesienia.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze są dowody księgowe. Warunki, jakie musi spełniać dokument, aby stanowił podstawę wpisu, określają przepisy § 12-14 rozporządzenia.

Podstawową kategorię dowodów księgowych stanowią przede wszystkim faktury wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

W myśl § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485), za fakturę uważa się bilet jednorazowy wystawiony przez przewoźnika (tj. podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami), jeżeli dokumentuje przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km. Taki bilet powinien zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

Odnosząc te regulacje do sytuacji opisanej w pytaniu, należy stwierdzić, że o ile posiadany przez podatnika bilet na pociąg dokumentuje przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km i spełnia wskazane wcześniej wymogi, to stanowi fakturę. Oznacza to, że na jego podstawie wydatek za przejazd może zostać wpisany do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Jeżeli jednak bilet, którym dysponuje podatnik, określa, że trasa przejazdu była krótsza niż 50 km, wówczas nie można go uznać za fakturę. W takiej sytuacji, w celu udokumentowania kosztu przejazdu podatnik powinien wystąpić do przewoźnika o wystawienie faktury na zasadach ogólnych określonych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221). Należy bowiem zauważyć, że w przypadku wyjazdu służbowego przedsiębiorcy dowód wewnętrzny może być sporządzony wyłącznie w celu udokumentowania wartości diet za czas tej podróży.